Die Beauftragung der befähigten Person ist ein kurzes Schreiben des Arbeitgebers, das festlegt, wer welche Arbeitsmittel prüft, und unsere Vorlage zum Ausdrucken enthält alle nötigen Angaben. Hinein gehören Prüfbereich, Nachweise zu Ausbildung, Erfahrung und Fachkunde, die Befugnis zum Sperren mangelhafter Arbeitsmittel, die Weisungsfreiheit bei der Bewertung sowie Vertretung und Zeitbudget. Eine bestimmte Form schreibt die BetrSichV nicht vor. Die Schriftform ist aber Standard, weil sie im Ernstfall der wichtigste Nachweis ist.
Wer beauftragt, und wer darf beauftragt werden?
Beauftragen muss der Arbeitgeber, denn nach § 3 Abs. 6 BetrSichV legt er fest, welche Anforderungen die prüfende Person erfüllen muss. In größeren Betrieben unterschreibt die Geschäftsführung oder eine Führungskraft, der diese Aufgabe übertragen wurde. Beauftragt werden darf nur, wer die Voraussetzungen der TRBS 1203 erfüllt: passende Berufsausbildung, Berufserfahrung mit den Arbeitsmitteln und eine zeitnahe Tätigkeit in diesem Bereich. Rechtswirksam prüft die Person erst, wenn diese Voraussetzungen vorliegen, das Prüfwissen zum Arbeitsmittel nachgewiesen ist und die Beauftragung erteilt wurde.
Fehlt nur noch das Prüfwissen, lässt sich das schnell schließen: Unsere Online-Kurse für befähigte Personen gibt es für acht Arbeitsmittel ab 275 €. Ob Ihr Mitarbeiter die übrigen Voraussetzungen erfüllt, klären Sie mit dem Selbstcheck unter Voraussetzungen für befähigte Personen.
Vorbereitung: Welche Unterlagen brauchen Sie?
Eine Beauftragung ist schnell geschrieben, wenn die Unterlagen bereitliegen. Sammeln Sie vorab:
- Prüfverzeichnis: Liste der Arbeitsmittel mit Standort, Bauart und Inventarnummer, für die die Person zuständig sein soll
- Gefährdungsbeurteilung: mit den festgelegten Prüffristen je Arbeitsmittel
- Ausbildungsnachweis: Gesellen- oder Facharbeiterbrief, Meister- oder Studienabschluss
- Nachweis der Berufserfahrung: kurze Tätigkeitsbeschreibung, Arbeitszeugnis oder Stellenbeschreibung
- Zertifikat des Lehrgangs zum jeweiligen Arbeitsmittel
- Angaben zur Organisation: Zeitbudget, verfügbare Prüfmittel, Name der Vertretung
Klären Sie vorher im Gespräch, ob die Person die Aufgabe übernehmen will. Eine befähigte Person, die sich überrumpelt fühlt, prüft selten mit der nötigen Sorgfalt. Sprechen Sie dabei auch offen an, dass die Rolle Verantwortung mit sich bringt, aber keine persönliche Haftung für jeden späteren Schaden. Fehlt ein Nachweis, etwa der Ausbildungsbrief, fordern Sie ihn an, bevor Sie unterschreiben, und nicht erst nach der ersten Kontrolle.
Beauftragung der befähigten Person Schritt für Schritt
Die folgenden sechs Schritte führen zu einer Beauftragung, die im Betrieb funktioniert und bei einer Kontrolle Bestand hat. Die Grafik fasst den Ablauf zusammen.
1. Prüfbereich genau festlegen
Benennen Sie die Arbeitsmittel so konkret wie möglich, etwa „alle Leitern und Tritte am Standort Nord“ oder „Transporter mit den Kennzeichen aus Anlage 1“. Eine Formulierung wie „alle Arbeitsmittel“ ist zu unbestimmt, denn die Befähigung gilt immer nur für bestimmte Arbeitsmittel. Legen Sie auch fest, ob neben der wiederkehrenden Prüfung die außerordentlichen Prüfungen nach Unfällen oder Reparaturen dazugehören. Bei großen Beständen verweisen Sie auf das Prüfverzeichnis als Anlage. Dann genügt es, die Anlage zu aktualisieren, wenn eine Leiter ausgesondert oder ein neuer Transporter angeschafft wird.
2. Eignung begründen und festhalten
Halten Sie in zwei oder drei Sätzen fest, warum die Person geeignet ist: Beruf, Jahre der Erfahrung mit den Arbeitsmitteln, aktuelle Tätigkeit und das Zertifikat des Lehrgangs. Diese kurze Begründung zeigt, dass Sie Ihre Auswahlpflicht ernst genommen haben. Was die TRBS 1203 dazu verlangt, erklärt unsere Seite TRBS 1203 einfach erklärt.
3. Befugnisse regeln
Die wichtigste Befugnis: Die befähigte Person darf ein Arbeitsmittel mit sicherheitsrelevantem Mangel sofort der Benutzung entziehen, also eine Leiter aussondern oder ein Fahrzeug stilllegen. Ohne diese Befugnis bleibt die Prüfung folgenlos. Regeln Sie auch, wem der Mangel gemeldet wird und wer die Reparatur veranlasst.
4. Organisation klären
Nennen Sie ein realistisches Zeitbudget pro Jahr, die verfügbaren Prüfmittel wie Messschieber, Prüfplaketten oder Prüfsoftware und die Vorlagen für Protokolle. Wer prüfen soll, aber keine Zeit dafür bekommt, schiebt Prüfungen vor sich her. Als Anhaltspunkt: Eine Leiter braucht rund zehn Minuten, ein Firmenfahrzeug etwa eine Dreiviertelstunde, ein Kran eher zwei Stunden. Aus dem Prüfverzeichnis ergibt sich so schnell ein Jahresbudget.
5. Weisungsfreiheit und Vertretung
Schreiben Sie die Weisungsfreiheit bei der fachlichen Bewertung ausdrücklich hinein, so wie es die TRBS 1203 vorsieht. Benennen Sie außerdem eine Vertretung, die ebenfalls die Voraussetzungen erfüllt, oder einen externen Prüfdienst für den Ausfall. So läuft keine Frist ab, nur weil jemand drei Wochen im Urlaub ist.
6. Unterschreiben, bekanntgeben, ablegen
Arbeitgeber und beauftragte Person unterschreiben. Informieren Sie anschließend die Vorgesetzten und die Nutzer der Arbeitsmittel, damit jeder weiß, wer prüft und wer Arbeitsmittel sperren darf. Das Original kommt in die Personalakte, eine Kopie zu den Prüfunterlagen. Ein kurzer Aushang am Schwarzen Brett oder eine Rundmail genügt als Bekanntgabe, wichtig ist nur, dass niemand später sagen kann, er habe von der Rolle nichts gewusst.
Typische Lücken in bestehenden Beauftragungen
Viele Betriebe haben bereits eine Beauftragung, die aber bei genauerem Hinsehen nicht trägt. Die folgende Tabelle zeigt die häufigsten Lücken, woran Sie sie erkennen und was zu tun ist:
| Lücke | Erkennungsmerkmal | Maßnahme |
|---|---|---|
| Prüfbereich zu unbestimmt | „für alle Arbeitsmittel zuständig“ | Arbeitsmittel einzeln oder als Liste in einer Anlage benennen |
| keine Begründung der Eignung | nur Name und Unterschrift | Beruf, Erfahrung und Zertifikat ergänzen |
| Befugnis zum Sperren fehlt | Mängel werden gemeldet, Arbeitsmittel bleiben im Einsatz | Befugnis ausdrücklich aufnehmen und bekanntgeben |
| veraltete Beauftragung | Arbeitsmittel oder Standorte haben sich geändert | Anlage aktualisieren, neu unterschreiben |
| keine Vertretung | Prüffristen laufen im Urlaub ab | zweite Person oder externen Dienst benennen |
| Fortbildung nicht geregelt | letztes Zertifikat älter als drei Jahre | Auffrischung terminieren, Frist eintragen |
Eine veraltete Beauftragung ist besonders tückisch, weil sie auf den ersten Blick vollständig wirkt. Prüfen Sie sie deshalb einmal im Jahr zusammen mit dem Prüfplan. Ein guter Anlass ist der Jahreswechsel oder die jährliche Überarbeitung der Gefährdungsbeurteilung. Legen Sie dabei die aktuelle Liste der Arbeitsmittel neben die Beauftragung und gleichen Sie beides Zeile für Zeile ab. Jede Abweichung ist ein Grund, die Anlage zu ändern und neu zu unterschreiben. Wie oft eine Auffrischung sinnvoll ist, lesen Sie unter Auffrischung für befähigte Personen.
Vorlage: Beauftragung zum Ausdrucken
Die folgende Vorlage enthält alle Angaben aus den sechs Schritten. Drucken Sie sie aus oder speichern Sie sie als PDF und passen Sie die Felder an Ihren Betrieb an. Umfangreiche Listen von Arbeitsmitteln legen Sie am besten als Anlage bei.
Beauftragung als zur Prüfung befähigte Person
nach § 2 Abs. 6 und § 3 Abs. 6 BetrSichV in Verbindung mit TRBS 1203
1. Unternehmen: Name, Anschrift, Standort(e) ______________________________
2. Beauftragte Person: Name, Vorname, Personalnummer, Funktion ______________________
Berufsabschluss: ______________ seit ______ · Erfahrung mit den Arbeitsmitteln seit ______
3. Prüfbereich: □ Leitern und Tritte □ Regale □ Flurförderzeuge □ Hebe- und Hubarbeitsbühnen □ Fahrzeuge □ Krane □ Anschlag- und Lastaufnahmemittel □ Winden und Hubgeräte
Umfang: wiederkehrende und außerordentliche Prüfungen nach Prüfplan, Standorte: ______________
4. Nachweis der Fachkunde: Lehrgang ______________ abgeschlossen am ______, Zertifikat liegt bei.
5. Befugnisse: Die beauftragte Person darf Arbeitsmittel mit sicherheitsrelevanten Mängeln sofort der Benutzung entziehen und kennzeichnen. Die Vorgesetzten werden unverzüglich informiert.
6. Weisungsfreiheit: Bei der Bewertung des Prüfergebnisses unterliegt die beauftragte Person keinen fachlichen Weisungen und wird wegen ihrer Prüftätigkeit nicht benachteiligt.
7. Organisation: Zeitbudget ______ Std. pro Jahr · Prüfmittel: ______________ · Vertretung: ______________ · Fortbildung spätestens bis ______
8. Gültigkeit: ab ______ bis auf Widerruf.
Ort, Datum, Unterschrift Arbeitgeber ______________ · Unterschrift beauftragte Person ______________
Die Vorlage ersetzt keine Rechtsberatung. Sie bildet aber die Punkte ab, nach denen bei Kontrollen und nach Unfällen gefragt wird.
Ablage und Nachweis der Beauftragung
Eine Beauftragung nützt nur, wenn sie im Ernstfall schnell auffindbar ist. Bewährt hat sich eine kleine Akte je befähigter Person mit der unterschriebenen Beauftragung, dem Ausbildungsnachweis, der Tätigkeitsbeschreibung und allen Zertifikaten. Eine Kopie gehört zu den Prüfunterlagen der jeweiligen Arbeitsmittel, denn wer ein Prüfprotokoll liest, will wissen, ob der Prüfer beauftragt war. Tragen Sie in jedes Protokoll den Namen der befähigten Person ein, und zwar genau so, wie er in der Beauftragung steht. Wie Protokolle, Prüfbücher und Plaketten aussehen sollten, erklärt unsere Seite zur Prüfdokumentation. Bewahren Sie die Beauftragung auch nach dem Ausscheiden der Person auf, solange Prüfprotokolle mit ihrer Unterschrift gültig sind. Bei Kranen, deren Prüfaufzeichnungen über die gesamte Verwendungsdauer aufbewahrt werden, heißt das: sehr lange.
Welche Fehler passieren bei der Beauftragung am häufigsten?
- Beauftragung ohne Voraussetzungen: Eine Unterschrift macht niemanden zur befähigten Person. Fehlen Ausbildung oder Erfahrung, hilft auch das schönste Schreiben nicht.
- Verwechslung mit der Pflichtenübertragung: Wer zusätzlich Unternehmerpflichten überträgt, etwa Budget oder die Entscheidung über Reparaturen, braucht eine eigene schriftliche Pflichtenübertragung nach § 13 Abs. 2 ArbSchG. Die Beauftragung als Prüfer allein überträgt diese Verantwortung nicht.
- Mündliche Absprache: „Mach du das mal mit den Leitern“ ist im Streitfall nicht nachweisbar.
- Einmal unterschrieben, nie angefasst: Neue Arbeitsmittel, neue Standorte oder ein Stellenwechsel machen die Beauftragung lückenhaft.
- Druck auf das Prüfergebnis: Wer Sperrungen aus Termingründen zurücknimmt, verstößt gegen die Weisungsfreiheit und übernimmt selbst die Verantwortung. Mehr dazu unter Haftung von befähigter Person und Arbeitgeber.
Externer Prüfdienst
- 40 Leitern, 5 Firmenfahrzeuge
- jedes Jahr erneut
- Termin nach Verfügbarkeit
Eigene befähigte Person
- Kurse Leitern und Fahrzeuge
- plus ca. 420 € Prüfzeit pro Jahr
- nach rund 18 Monaten eingespielt
Rechenbeispiel Hausverwaltung mit Richtwerten aus veröffentlichten Preisangaben, interne Prüfzeit mit 40 € pro Stunde. Kurspreise: reguläre Preise pro Teilnehmer.
Häufige Fragen zur Beauftragung
Muss die Beauftragung schriftlich erfolgen?
Die BetrSichV schreibt keine bestimmte Form vor. Die Schriftform ist trotzdem dringend zu empfehlen und in der Praxis Standard. Nur mit einem unterschriebenen Dokument können Sie nach einem Unfall oder bei einer Kontrolle belegen, wen Sie wann für welche Arbeitsmittel beauftragt haben und warum Sie die Person für geeignet hielten. Eine mündliche Absprache lässt sich im Streitfall kaum beweisen.
Kann ich mich als Unternehmer selbst beauftragen?
Ja, wenn Sie selbst die Voraussetzungen erfüllen. Viele Inhaber kleiner Handwerksbetriebe prüfen ihre Leitern oder Transporter selbst. Eine formale Beauftragung an sich selbst ist dann eher eine Dokumentation: Halten Sie schriftlich fest, für welche Arbeitsmittel Sie prüfen und worauf Ihre Eignung beruht, also Ausbildung, Erfahrung, aktuelle Tätigkeit und das Zertifikat Ihres Lehrgangs. Diese Notiz legen Sie zu den Prüfunterlagen.
Wie lange gilt eine Beauftragung?
Eine Beauftragung gilt, bis sie widerrufen wird oder die Voraussetzungen wegfallen. Ein festes Ablaufdatum gibt es nicht. Sie verliert aber ihre Grundlage, wenn die Person lange nicht mehr im Bereich arbeitet oder sich nicht fortbildet. Prüfen Sie die Beauftragung deshalb einmal jährlich mit dem Prüfplan und passen Sie sie an neue Arbeitsmittel, Standorte oder Aufgaben an.
Braucht auch ein externer Prüfdienst eine Beauftragung?
Bei externen Prüfern ersetzt in der Regel der Auftrag oder Vertrag die interne Beauftragung. Auch dort sollten Prüfumfang, Arbeitsmittel und Fristen klar beschrieben sein. Zusätzlich sollten Sie sich die Qualifikation der eingesetzten Prüfer nachweisen lassen, denn die Auswahlverantwortung bleibt bei Ihnen als Arbeitgeber, auch wenn Sie die Prüfung an einen Dienstleister vergeben. Ein Zertifikat oder eine Qualifikationsbescheinigung des Prüfers genügt meist.
Muss der Betriebsrat zustimmen?
Die Beauftragung einer befähigten Person ist in der Regel keine mitbestimmungspflichtige Maßnahme. Ändern sich aber Aufgaben, Arbeitszeit oder Eingruppierung der Person deutlich, können Beteiligungsrechte berührt sein. Es schadet nie, den Betriebsrat frühzeitig zu informieren, denn eine offen kommunizierte Prüferrolle wird im Betrieb besser akzeptiert, gerade wenn die Person Arbeitsmittel sperren darf. Klären Sie im Zweifel die Details mit Ihrer Personalabteilung.