Zur Prüfdokumentation gehören ein Protokoll über jede Prüfung, bei Kranen und Hebebühnen das Prüfbuch und meist eine Plakette am Gerät. Nach § 14 BetrSichV hält das Protokoll mindestens Art und Umfang der Prüfung, das Ergebnis sowie Name und Unterschrift der befähigten Person fest. Aufbewahrt wird es mindestens bis zur nächsten Prüfung, bei Kranen über die gesamte Verwendungsdauer. Elektronische Dokumentation ist erlaubt. Die Plakette zeigt den nächsten Termin, ersetzt aber nie das Protokoll.
Wer darf Prüfprotokolle ausstellen und unterschreiben?
Ein Prüfprotokoll unterschreibt die befähigte Person, die selbst geprüft hat. Sie bestätigt mit ihrer Unterschrift, dass sie das Arbeitsmittel im angegebenen Umfang geprüft und bewertet hat. Ein Vorgesetzter, der nur gegenzeichnet, ersetzt diese Unterschrift nicht, und ein Protokoll, das jemand ohne Prüfung ausfüllt, ist wertlos und im Schadensfall ein ernstes Haftungsrisiko. Rechtswirksam ist die Dokumentation also nur, wenn auch die Prüfung rechtswirksam war: durch eine Person mit passender Ausbildung, Erfahrung, zeitnaher Tätigkeit und Prüfwissen, die vom Arbeitgeber beauftragt wurde.
Wer diese Rolle im eigenen Betrieb übernehmen soll, braucht vor allem das Wissen, worauf es bei Prüfung und Protokoll ankommt. Das vermitteln unsere Online-Kurse für befähigte Personen, zum Beispiel für Krane oder Hebebühnen, jeweils mit Abschlusstest und Zertifikat.
Vorbereitung: Was brauchen Sie für eine saubere Dokumentation?
Gute Dokumentation beginnt vor der Prüfung. Legen Sie bereit:
- Prüfverzeichnis mit eindeutiger Nummer für jedes Arbeitsmittel, damit Protokolle später zugeordnet werden können
- Protokollvorlage für das jeweilige Arbeitsmittel, auf Papier oder in einer Prüf-App
- letztes Protokoll oder Prüfbuch mit offenen Mängeln aus der Vorprüfung
- Betriebsanleitung mit den Prüfvorgaben des Herstellers
- Prüfplaketten in der Farbe des nächsten Prüfjahres
- Kamera oder Tablet für Fotos von Befunden
Fehlen Typenschild oder Inventarnummer, vergeben Sie vor der Prüfung eine Nummer und bringen sie dauerhaft am Gerät an. Ein Protokoll zu „Leiter, grau, Halle 2“ hilft bei der nächsten Prüfung niemandem weiter. Klären Sie außerdem vorab, wo die Unterlagen nach der Prüfung abgelegt werden und wer sie bekommt: Werkstatt, Lagerleitung oder Fachkraft für Arbeitssicherheit.
Prüfprotokoll Schritt für Schritt ausfüllen
Ein belastbares Protokoll entsteht in sieben Schritten. Die Grafik zeigt den Aufbau, die Abschnitte darunter erklären, worauf es jeweils ankommt.
1. Arbeitsmittel eindeutig bezeichnen
Hersteller, Typ, Serien- oder Inventarnummer und Standort gehören in den Kopf. Bei Anschlagmitteln und Leitern ist die eigene Inventarnummer oft die einzige verlässliche Zuordnung. Wer später nicht mehr sagen kann, welches Gerät geprüft wurde, hat faktisch kein Protokoll. Übernehmen Sie Nummern immer exakt so, wie sie im Prüfverzeichnis stehen.
2. Prüfart und Prüfgrundlage angeben
Handelt es sich um eine wiederkehrende, eine außerordentliche Prüfung oder eine Prüfung vor der ersten Inbetriebnahme? Nennen Sie außerdem das Regelwerk, nach dem geprüft wurde, etwa DGUV Vorschrift 52 für einen Kran oder DGUV Grundsatz 308-002 für eine Hebebühne. Bei außerordentlichen Prüfungen gehört der Anlass dazu, zum Beispiel „nach Anfahrschaden am 12. März“.
3. Prüfumfang festhalten
Listen Sie die geprüften Baugruppen und Funktionen auf, am einfachsten als Checkliste mit Haken. So ist später erkennbar, dass zum Beispiel die Bremse geprüft wurde und nicht nur die Optik. Wurde etwas nicht geprüft, etwa weil ein Teil nicht zugänglich war, gehört auch das ins Protokoll, zusammen mit dem Hinweis, wann die Prüfung nachgeholt wird.
4. Befunde konkret beschreiben
„Mängel vorhanden“ reicht nicht. Beschreiben Sie Ort und Art: „Hydraulikschlauch Hubzylinder links, Scheuerstelle mit freiliegendem Gewebe“. Ein Foto mit Datum macht den Befund eindeutig und hilft der Werkstatt bei der Reparatur. Messwerte, etwa Kettenlängung oder Gabelverschleiß in Millimetern, werden mit Sollwert notiert.
5. Ergebnis und Maßnahmen festlegen
Das Ergebnis ist eine klare Aussage: Weiterbetrieb ohne Einschränkung, Weiterbetrieb mit Auflagen und Frist zur Mängelbeseitigung oder Stilllegung bis zur Instandsetzung. Bei Auflagen nennen Sie ein Datum, bis wann der Mangel behoben sein muss, und wer dafür zuständig ist. Zwischenlösungen wie „nur ohne Last verfahren“ sind möglich, müssen aber eindeutig formuliert und am Gerät erkennbar sein.
6. Nächsten Termin, Name und Unterschrift eintragen
Der nächste Prüftermin ergibt sich aus der festgelegten Frist. Name und Unterschrift der befähigten Person schließen das Protokoll ab. Bei elektronischer Dokumentation muss der Prüfer eindeutig erkennbar sein, etwa über ein persönliches Konto in der Prüf-App.
7. Mängelbeseitigung nachtragen
Wird ein Mangel behoben, wird das mit Datum, Maßnahme und Namen vermerkt. Erst dann ist der Vorgang abgeschlossen. Dieser Schritt wird am häufigsten vergessen, dabei ist er nach einem Unfall oft die entscheidende Frage. Legen Sie die Werkstattrechnung oder den Reparaturbericht zum Protokoll, dann ist die Kette vom Befund bis zur Behebung lückenlos.
Typische Mängel in der Prüfdokumentation
Bei Kontrollen durch Berufsgenossenschaft oder Behörde fallen immer wieder dieselben Schwächen auf. Die folgende Tabelle hilft, sie in den eigenen Unterlagen zu finden:
| Mangel | Erkennungsmerkmal | Maßnahme |
|---|---|---|
| Arbeitsmittel nicht zuordenbar | keine Nummer, nur „Stapler 2“ | Inventarnummern vergeben und am Gerät anbringen |
| Prüfumfang fehlt | nur „geprüft, in Ordnung“ | Protokollvorlage mit Prüfpunkten einführen |
| Mängel ohne Frist | Befund notiert, aber keine Maßnahme | Frist und Zuständigkeit ergänzen |
| Mängelbeseitigung nicht belegt | kein Vermerk nach der Reparatur | Nachtrag mit Datum und Namen |
| Unterschrift fehlt oder unleserlich | kein Name in Druckschrift | Name ausschreiben, Unterschrift ergänzen |
| Plakette ohne Protokoll | Plakette klebt, Nachweis fehlt | Prüfung nachholen und vollständig dokumentieren |
Der letzte Punkt ist häufiger, als man denkt: Eine Plakette sagt nur, wann die nächste Prüfung fällig ist. Ob und wie geprüft wurde, belegt sie nicht. Fehlt das Protokoll, fehlt der Nachweis. Ähnlich kritisch sind Protokolle, die über Jahre wortgleich sind: Wer jedes Jahr exakt dieselben Haken setzt und nie einen Befund notiert, weckt bei Prüfern von außen Zweifel, ob wirklich hingeschaut wurde. Rechnen Sie im Zweifel damit, dass eine Kontrolle genau nach diesen Punkten fragt, und prüfen Sie Ihre Unterlagen einmal im Jahr stichprobenartig gegen die Tabelle. Zehn zufällig gezogene Protokolle zeigen meist schnell, wo es hakt.
Checkliste: Pflichtangaben im Prüfprotokoll
Die folgende Checkliste fasst die Angaben zusammen, die ein vollständiges Prüfprotokoll enthalten sollte. Art und Umfang der Prüfung, Ergebnis sowie Name und Unterschrift verlangt § 14 BetrSichV ausdrücklich, die übrigen Punkte haben sich in der Praxis bewährt. Nutzen Sie sie, um Ihre vorhandenen Vorlagen zu prüfen.
Checkliste: Pflichtangaben und bewährte Angaben im Prüfprotokoll
- □ Arbeitsmittel: Bezeichnung, Hersteller, Typ, Serien- oder Inventarnummer, Standort
- □ Art der Prüfung: wiederkehrend, außerordentlich oder vor erster Inbetriebnahme
- □ Prüfgrundlage: Regelwerk und Herstellerangaben
- □ Prüfumfang: welche Baugruppen und Funktionen geprüft wurden
- □ Befunde: festgestellte Mängel mit Ort und Beschreibung
- □ Ergebnis: Weiterbetrieb ja, ja mit Auflagen oder nein
- □ Maßnahmen und Frist zur Mängelbeseitigung
- □ Datum der Prüfung und nächster Prüftermin
- □ Name und Unterschrift der befähigten Person
- □ Vermerk über die Mängelbeseitigung mit Datum und Namen
Fertige Protokollvorlagen je Arbeitsmittel finden Sie in unserer Übersicht der Checklisten und Vorlagen, etwa das Prüfprotokoll für Leitern.
Prüfbuch, Plakette und Aufbewahrung
Für einige Arbeitsmittel reicht ein einzelnes Protokoll nicht. Für Krane wird ein Kranprüfbuch geführt, für Hebebühnen ein Prüfbuch nach DGUV Grundsatz 308-003. Darin stehen alle Prüfungen über die gesamte Lebensdauer, dazu Reparaturen und Umbauten. Vorlagen finden Sie unter Kranprüfbuch und Prüfbuch Hebebühne.
Die Prüfplakette ist nicht vorgeschrieben, aber sehr nützlich: Sie zeigt Monat und Jahr der nächsten Prüfung, meist in einer jährlich wechselnden Farbe. Angebracht wird sie erst, wenn sicherheitsrelevante Mängel beseitigt sind. Aufbewahrt werden Protokolle mindestens bis zur nächsten Prüfung, bei Kranen über die gesamte Verwendungsdauer. Wird ein Arbeitsmittel an wechselnden Orten eingesetzt, etwa auf Baustellen, muss dort ein Nachweis über die letzte Prüfung verfügbar sein, auf Papier oder digital. Bei Fahrzeugen genügt dafür oft eine Kopie im Handschuhfach.
Häufige Fehler bei der Prüfdokumentation
- Protokoll vorab ausfüllen: Wer die Haken vor der Prüfung setzt, dokumentiert eine Erwartung, keinen Befund.
- Sammelprotokoll für alles: Ein Blatt für „30 Leitern, alle in Ordnung“ lässt keine Zuordnung zu. Jede Leiter braucht ihre Zeile mit Nummer.
- Alte Protokolle zu früh vernichten: Besonders bei Kranen, deren Aufzeichnungen dauerhaft aufbewahrt werden, geht so die Historie verloren.
- Digitale Daten ohne Sicherung: Eine Prüf-App auf einem einzelnen Tablet ohne Backup ist genauso gefährdet wie ein Ordner im Regen.
- Nachweis der Befähigung fehlt: Das Protokoll nennt den Prüfer, aber seine Beauftragung und seine Qualifikation sind nirgends abgelegt. Eine Vorlage zur Beauftragung schließt diese Lücke.
Warum saubere Unterlagen auch die befähigte Person selbst schützen, lesen Sie unter Haftung von befähigter Person und Arbeitgeber.
Externer Prüfdienst
- 3 Kfz-Hebebühnen, jährliche Prüfung
- Prüfbuch führt der Dienstleister mit
- jedes Jahr erneut
Eigene befähigte Person
- Online-Kurs Hebebühnen
- plus ca. 120 € Prüfzeit pro Jahr
- nach gut 9 Monaten eingespielt
Rechenbeispiel Kfz-Werkstatt mit Richtwerten aus veröffentlichten Preisangaben, interne Prüfzeit mit 40 € pro Stunde. Kurspreise: reguläre Preise pro Teilnehmer.
Häufige Fragen zur Prüfdokumentation
Darf ich Prüfprotokolle nur digital führen?
Ja. Die BetrSichV verlangt eine Aufzeichnung, aber kein Papier. Digitale Protokolle, etwa aus einer Prüf-App, sind zulässig, wenn sie vollständig sind, den Prüfer eindeutig erkennen lassen und dauerhaft lesbar bleiben. Achten Sie auf regelmäßige Datensicherung und darauf, dass die Daten auch nach einem Wechsel der Software noch zugänglich sind. Bei Kontrollen müssen Sie die Protokolle zeitnah vorlegen können.
Wie lange muss ich Prüfprotokolle aufbewahren?
Nach § 14 BetrSichV mindestens bis zur nächsten Prüfung. Für Krane gilt nach Anhang 3 BetrSichV eine längere Frist, nämlich die gesamte Verwendungsdauer. In der Praxis empfiehlt es sich, Protokolle mehrere Jahre aufzubewahren, weil sie nach einem Unfall die Prüfhistorie belegen. Berichte über Reparaturen an tragenden Teilen, etwa bei Regalen, sollten über die gesamte Lebensdauer aufbewahrt werden.
Ist die Prüfplakette Pflicht?
Nein, eine Pflicht zur Plakette gibt es in den allgemeinen Vorschriften nicht. Sie ist aber weit verbreitet und sehr praktisch, weil Nutzer und Vorgesetzte auf einen Blick sehen, ob die Prüffrist eingehalten ist. Die Plakette ersetzt nie das Protokoll. Angebracht wird sie erst nach bestandener Prüfung beziehungsweise nach Beseitigung sicherheitsrelevanter Mängel, sonst täuscht sie eine Sicherheit vor, die es nicht gibt.
Was gehört in ein Prüfbuch?
Ein Prüfbuch sammelt alle Prüfungen eines Arbeitsmittels über seine gesamte Lebensdauer: Prüfung vor der ersten Inbetriebnahme, wiederkehrende und außerordentliche Prüfungen, festgestellte Mängel und deren Beseitigung, Reparaturen und Umbauten. Vorgeschrieben ist es etwa für Krane und Hebebühnen. Es bleibt beim Arbeitsmittel und wechselt bei einem Verkauf mit dem Besitzer, damit die Prüfhistorie nicht verloren geht. Eine digitale Führung ist möglich.
Darf ich ein Protokoll nachträglich ändern?
Befunde und Ergebnisse dürfen nachträglich nicht verändert werden, denn das Protokoll dokumentiert den Zustand zum Zeitpunkt der Prüfung. Zulässig und sogar notwendig sind Nachträge, etwa der Vermerk über eine Mängelbeseitigung, jeweils mit Datum und Namen. Fällt ein Fehler im Protokoll auf, wird er sichtbar korrigiert und die Korrektur gekennzeichnet, statt Text zu überschreiben oder zu löschen.