Auf dieser Seite finden Sie alle Prüfprotokoll-Vorlagen und Checklisten für die acht Arbeitsmittel, die eine befähigte Person im Betrieb prüft: Leitern, Regale, Stapler, Hebebühnen, Fahrzeuge, Krane, Anschlagmittel sowie Winden. Jede Vorlage führt durch die Prüfpunkte des jeweiligen Regelwerks und hilft, das Ergebnis vollständig zu dokumentieren. Dazu kommt ein universelles Protokoll zum Ausdrucken. Eine Vorlage ersetzt aber nicht das Prüfwissen: Rechtswirksam prüfen darf nur eine befähigte Person, die Befunde richtig bewerten kann.
Wer darf mit diesen Vorlagen prüfen?
Die Vorlagen darf jeder herunterladen und lesen. Eine gültige Prüfung nach § 14 BetrSichV entsteht aber nur, wenn eine zur Prüfung befähigte Person sie durchführt und unterschreibt. Das ist, wer eine passende Berufsausbildung, Berufserfahrung mit dem Arbeitsmittel und eine zeitnahe Tätigkeit mitbringt, dazu das Prüfwissen zum jeweiligen Regelwerk, und vom Arbeitgeber beauftragt ist. Ein ausgefülltes Protokoll ohne diese Voraussetzungen ist im Ernstfall wertlos, egal wie ordentlich es aussieht.
Die folgende Übersicht führt zu den Vorlagen je Arbeitsmittel:
| Arbeitsmittel | Checkliste | Protokoll oder Prüfbuch | Mängel bewerten | Frist |
|---|---|---|---|---|
| Leitern und Tritte | Checkliste Leiter | Prüfprotokoll, Kontrollbuch | Aussondern | nach Gefährdungsbeurteilung, meist jährlich |
| Regale | Checkliste Regal | Prüfprotokoll | Schäden bewerten | mindestens alle 12 Monate |
| Stapler | Checkliste Stapler | Prüfprotokoll | Mängel bewerten | mindestens jährlich |
| Hebebühnen | Checkliste Hebebühne | Prüfbuch | Mängel bewerten | jährlich |
| Fahrzeuge | Checkliste Fahrzeug | Prüfprotokoll | Mängel bewerten | mindestens jährlich |
| Krane | Checkliste Kran | Prüfbuch | Mängel bewerten | mindestens jährlich |
| Anschlagmittel | Checkliste Anschlagmittel | Prüfprotokoll | Ablegereife | mindestens jährlich, Ketten zusätzlich Rissprüfung |
| Winden und Hubgeräte | Checkliste Winden | Prüfbuch | Mängel bewerten | mindestens jährlich |
Für die organisatorische Seite gibt es zwei weitere Vorlagen: die schriftliche Beauftragung der befähigten Person und die Übersicht zur Prüfdokumentation. Das Prüfwissen für die Bewertung vermitteln unsere Online-Kurse ab 275 €.
Vorbereitung: Was Sie vor dem Ausfüllen brauchen
Eine Vorlage ist nur so gut wie die Vorbereitung. Legen Sie vor dem Prüftermin bereit:
- Bestandsliste mit eindeutiger Kennzeichnung jedes Geräts, etwa Inventarnummer, Standort und Hersteller.
- Letztes Prüfprotokoll oder Prüfbuch, damit Sie offene Mängel aus der Vorprüfung nachverfolgen.
- Betriebsanleitung des Herstellers, denn sie nennt Prüfpunkte und Grenzwerte für Verschleiß.
- Das passende Regelwerk, etwa DGUV Information 208-016 für Leitern oder DGUV Vorschrift 68 für Stapler.
- Messmittel und Werkzeug: Messschieber, Maßband, Taschenlampe, bei Anschlagmitteln eine Kettenlehre.
- Kennzeichnung: Prüfplaketten mit dem nächsten Termin und Sperranhänger für Geräte mit Mängeln.
Sorgen Sie außerdem dafür, dass die Geräte während der Prüfung nicht benutzt werden und zugänglich sind: Regale im Prüfbereich nicht beladen, Stapler abgestellt und gesichert, Hebebühnen ohne Fahrzeug.
Schritt für Schritt: vom Prüfplan zum fertigen Protokoll
Der Ablauf ist bei allen acht Arbeitsmitteln gleich, nur die Prüfpunkte unterscheiden sich. Die folgenden Schritte zeigen, wie Sie die Vorlagen in einen sauberen Prüfablauf einbauen.
1. Bestand erfassen
Jedes prüfpflichtige Gerät bekommt eine eindeutige Nummer, die auf dem Gerät und in der Liste steht. Ohne diese Zuordnung lässt sich später nicht belegen, welches Protokoll zu welcher Leiter oder welchem Kettenzug gehört. Bei Regalen wird nicht jedes Feld einzeln nummeriert, sondern die Regalzeile mit ihren Feldern. Neu angeschaffte Geräte kommen am Tag der Lieferung in die Liste, ausgesonderte werden mit Datum ausgetragen, damit die Liste stets den tatsächlichen Bestand zeigt.
2. Fristen planen
Die Prüffristen legt der Arbeitgeber in der Gefährdungsbeurteilung fest, orientiert an den Vorgaben der DGUV. Für die meisten Arbeitsmittel ist das höchstens ein Jahr. Tragen Sie die Termine in einen Prüfplan ein, am besten gebündelt nach Bereichen, damit nicht jede Woche eine Einzelprüfung ansteht. Planen Sie außerdem Puffer für außerplanmäßige Prüfungen ein, etwa nach einem Anfahrschaden, einer Reparatur oder einem Umbau.
3. Passende Vorlage wählen
Nehmen Sie die Checkliste des jeweiligen Arbeitsmittels aus der Übersicht oben und ergänzen Sie gerätespezifische Punkte aus der Betriebsanleitung. Eine Stehleiter hat andere Prüfpunkte als eine Mehrzweckleiter mit Traverse, ein Elektrostapler andere als ein Dieselstapler. Prüfen Sie auch, ob die Vorlage noch auf das aktuelle Regelwerk verweist.
4. Prüfen, Punkt für Punkt
Arbeiten Sie die Checkliste vollständig ab, erst Sichtprüfung, dann Funktionsprüfung. Vermerken Sie bei jedem Punkt den Befund, nicht nur ein Häkchen. Ein Eintrag wie „Gabel links, Verschleiß am Gabelrücken, im Rahmen“ ist später aussagekräftiger als „i. O.“. Fotos von auffälligen Stellen erleichtern die Bewertung bei der nächsten Prüfung und die Absprache mit der Werkstatt.
5. Mängel bewerten
Hier trennt sich Prüfwissen von Formularwissen. Ist die Delle in der Regalstütze noch grün oder schon rot? Ist die Kette gelängt oder nur verschmutzt? Die Bewertung entscheidet, ob ein Gerät weiter benutzt werden darf, und genau dafür braucht es die Fachkunde, die unsere Kurse vermitteln. Im Zweifel gilt: lieber sperren und nachfragen als ein unsicheres Gerät freigeben.
6. Abschließen und kennzeichnen
Tragen Sie Gesamtergebnis, Maßnahmen und nächsten Prüftermin ein, unterschreiben Sie das Protokoll und bringen Sie die Prüfplakette an. Geräte mit sicherheitsrelevanten Mängeln werden sofort gesperrt und sichtbar gekennzeichnet, bis die Instandsetzung erledigt und nachgeprüft ist. Informieren Sie außerdem den Verantwortlichen des Bereichs schriftlich über jeden Mangel und die gesetzte Frist.
Typische Mängel, die jede Vorlage abfragen sollte
Die folgende Tabelle zeigt je Arbeitsmittel einen häufigen Mangel, woran Sie ihn erkennen und welche Maßnahme üblich ist. Sie ersetzt nicht die ausführlichen Mängelseiten der einzelnen Bereiche, zeigt aber, worauf eine gute Checkliste achten muss.
| Mangel | Erkennungsmerkmal | Maßnahme |
|---|---|---|
| Leiter: beschädigte Sprosse oder Stufe | verbogen, eingerissen, lose Verbindung zum Holm | sofort aussondern, nicht reparieren lassen, wenn der Hersteller es nicht vorsieht |
| Regal: verformte Stütze nach Anfahrschaden | Delle oder Knick, Abweichung von der Lotrechten | Ampel nach DIN EN 15635: gelb nicht neu beladen und zeitnah instand setzen, rot sofort entladen und sperren |
| Stapler: Riss oder starker Verschleiß an der Gabel | Haarriss am Gabelknick, abgenutzter Gabelrücken | Stapler stilllegen, Gabel tauschen |
| Hebebühne: undichte Hydraulik | Ölspuren, Tropfen unter dem Zylinder, Absinken unter Last | sperren bis zur Instandsetzung |
| Fahrzeug: Mängel an Bremsen oder Reifen | Profil zu gering, Beschädigungen der Flanke, Bremswirkung ungleichmäßig | Fahrzeug nicht einsetzen, Werkstatt beauftragen |
| Kran: Endschalter ohne Funktion | Hubbewegung stoppt nicht an der Endlage | Kran sperren, Instandsetzung durch Fachfirma |
| Anschlagmittel: fehlende Kennzeichnung oder beschädigte Rundschlinge | Etikett fehlt oder unleserlich, Kernfäden sichtbar | ablegen, nicht weiter verwenden |
| Kettenzug: aufgebogener Haken, fehlende Hakensicherung | Hakenmaul sichtbar geweitet, Sicherungsfalle fehlt oder klemmt | sperren, Haken oder Sicherung tauschen |
Wie Sie Befunde im Einzelnen einstufen, erklären die Mängelseiten der Arbeitsmittel, etwa zu Regalschäden oder zur Ablegereife von Anschlagmitteln.
Prüfprotokoll-Vorlage zum Ausdrucken: universell für alle Arbeitsmittel
Für Arbeitsmittel ohne eigene Vorlage oder als Deckblatt für die Checklisten eignet sich dieses Grundgerüst. Es enthält die Angaben, die jede Prüfdokumentation haben sollte. Heften Sie die ausgefüllte Checkliste des Arbeitsmittels dahinter, dann ergibt sich ein vollständiger Nachweis.
| Feld | Eintrag |
|---|---|
| Betrieb, Standort | |
| Arbeitsmittel, Hersteller, Typ, Inventarnummer | |
| Art der Prüfung (wiederkehrend, nach Schaden, nach Instandsetzung) | |
| Prüfgrundlage (Regelwerk, Betriebsanleitung) | |
| Prüfumfang (Sichtprüfung, Funktionsprüfung, Messungen) | |
| Befunde und Mängel | |
| Ergebnis: keine Mängel, Mängel mit Frist, sofort stillgelegt | |
| Nächste Prüfung | |
| Name der befähigten Person, Datum, Unterschrift |
Externer Prüfdienst
- 50 Leitern, 4 Stapler, 80 Anschlagmittel
- jedes Jahr erneut
- Protokolle vom Dienstleister
Eigene befähigte Person
- 3 Online-Kurse
- plus ca. 19 Std. eigene Prüfzeit im Jahr
- nach ca. 11 Monaten eingespielt
Rechenbeispiel mit Richtwerten aus veröffentlichten Preisangaben. Kurspreise: reguläre Preise pro Teilnehmer. Ihr konkretes Angebot kann je nach Region, Menge und Anfahrt abweichen.
Dokumentation und Prüfplakette: Was muss festgehalten werden?
§ 14 BetrSichV verlangt, dass das Ergebnis der Prüfung aufgezeichnet und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahrt wird. Die Aufzeichnung muss mindestens Art und Umfang der Prüfung, das Ergebnis sowie Name und Unterschrift der befähigten Person enthalten. Eine bestimmte Form schreibt die Verordnung nicht vor, Papier und elektronische Dokumentation sind gleichermaßen möglich.
Für einige Arbeitsmittel ist ein Prüfbuch üblich oder vorgesehen, etwa für Krane und Hebebühnen. Darin werden alle Prüfungen, Instandsetzungen und Änderungen über die Lebensdauer des Geräts festgehalten. Bei Winden und Kettenzügen gehört auch der Stand der verbrauchten Nutzungsdauer dazu.
Die Prüfplakette ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, hat sich aber durchgesetzt. Sie zeigt jedem Nutzer auf einen Blick, bis wann das Gerät geprüft ist. Kleben Sie sie gut sichtbar an eine Stelle, an der sie nicht abgerieben wird. Einzelheiten zu Aufbewahrung und Form beschreibt die Seite zur Prüfdokumentation.
Häufige Fehler beim Einsatz von Vorlagen
- Häkchen statt Befund: Ein Protokoll nur mit Häkchen zeigt nicht, was tatsächlich geprüft wurde. Nach einem Unfall ist das zu wenig.
- Vorlage nicht angepasst: Allgemeine Checklisten übersehen gerätespezifische Punkte aus der Betriebsanleitung, etwa besondere Sicherheitseinrichtungen.
- Mängel ohne Maßnahme: Wer einen Mangel notiert, muss auch festhalten, was passiert: sperren, instand setzen, Frist.
- Keine Nachprüfung: Nach der Instandsetzung wird oft vergessen, die Freigabe zu dokumentieren.
- Veraltete Grundlage: Alte Vorlagen verweisen auf ersetzte Regelwerke, bei Anschlagmitteln etwa noch auf DGUV Regel 100-500 statt auf DGUV Regel 109-017.
- Unterschrift ohne Befähigung: Das Protokoll unterschreibt jemand, der gar nicht als befähigte Person beauftragt ist.
Die meisten dieser Fehler vermeiden Sie mit Prüfwissen und Routine. Wer die Voraussetzungen mitbringt, findet den passenden Kurs über den Kurs-Finder.
Häufige Fragen zu Prüfvorlagen
Reicht es, eine Checkliste abzuhaken?
Nein. Die Checkliste sorgt dafür, dass kein Prüfpunkt vergessen wird. Die eigentliche Leistung ist aber die Bewertung: Ist ein Befund harmlos, muss er beobachtet werden oder ist das Gerät sofort stillzulegen? Diese Entscheidung kann nur eine befähigte Person mit Ausbildung, Erfahrung und Prüfwissen treffen. Außerdem sollte jeder Prüfpunkt mit einem kurzen Befund dokumentiert werden, nicht nur mit einem Häkchen.
Muss das Prüfprotokoll auf Papier geführt werden?
Nein. Die Betriebssicherheitsverordnung schreibt keine bestimmte Form vor. Das Protokoll kann auf Papier, als PDF oder in einer Prüfsoftware geführt werden. Wichtig ist, dass die Mindestangaben enthalten sind, die Unterschrift oder eine vergleichbare Bestätigung der befähigten Person vorliegt und die Aufzeichnung bei einer Kontrolle vorgezeigt werden kann. Sie muss mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahrt werden.
Darf ich die Vorlagen für meine Kunden verwenden?
Ja, als Grundlage für Ihre eigene Dokumentation können Sie die Vorlagen nutzen und an Ihre Geräte und Kunden anpassen. Achten Sie darauf, gerätespezifische Prüfpunkte aus der Betriebsanleitung zu ergänzen und die Regelwerke aktuell zu halten. Als externer Prüfer verantworten Sie den Inhalt Ihres Protokolls selbst. Mehr zur Selbstständigkeit lesen Sie unter Selbstständig als UVV-Prüfer.
Wie lange muss ich Prüfprotokolle aufbewahren?
Nach der Betriebssicherheitsverordnung mindestens bis zur nächsten Prüfung. In der Praxis empfiehlt es sich, Protokolle deutlich länger aufzubewahren, oft über die gesamte Nutzungsdauer des Geräts. So lässt sich nach einem Unfall oder bei einer Kontrolle die Prüfhistorie lückenlos belegen. Für Krane, Hebebühnen und Winden ist ein Prüfbuch über die Lebensdauer ohnehin üblich, weil sich dort Instandsetzungen und Änderungen nachvollziehen lassen.
Ist eine Prüfplakette Pflicht?
Eine gesetzliche Pflicht zur Prüfplakette gibt es nicht. Viele Betriebe nutzen sie trotzdem, weil sie jedem Nutzer zeigt, dass das Gerät geprüft ist und wann die nächste Prüfung fällig wird. Einige Regelwerke empfehlen eine Kennzeichnung ausdrücklich. Entscheidend bleibt das Protokoll: Die Plakette ersetzt keine Dokumentation, sie ist nur ein sichtbarer Hinweis darauf. Geräte mit Mängeln bekommen stattdessen einen Sperranhänger.