Ein Prüfprotokoll für Regale ist als Vorlage vollständig, wenn es Datum, Prüfumfang, alle Befunde mit Ort und Ampelstufe, die Maßnahmen, das Ergebnis sowie Name und Unterschrift der befähigten Person enthält. Grundlage ist § 14 Abs. 7 der Betriebssicherheitsverordnung, die eine Aufzeichnung jeder Prüfung verlangt. Eine feste Form ist nicht vorgeschrieben. Bewährt hat sich ein Aufbau aus Kopfdaten, Anlagenbeschreibung, Befundliste und Abschluss mit Freigabe. Das Protokoll wird mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahrt, Reparaturnachweise am besten über die gesamte Nutzungsdauer.
Wer darf das Prüfprotokoll unterschreiben?
Unterschreiben darf nur, wer die Inspektion selbst durchgeführt hat, und das muss eine zur Prüfung befähigte Person sein. Mit ihrer Unterschrift bestätigt sie, dass die Anlage nach dem Stand der Technik geprüft wurde und die Einstufungen ihrem fachlichen Urteil entsprechen. Ein Protokoll, das ein Lagermitarbeiter ohne diese Qualifikation ausfüllt, ist rechtlich eine Sichtkontrolle, keine Prüfung nach § 14 BetrSichV.
Befähigt ist nach TRBS 1203, wer eine passende Berufsausbildung, Erfahrung mit Regalanlagen und eine zeitnahe Tätigkeit im Lager mitbringt. Die Fachkunde zu Prüfverfahren, Schadensbewertung und Dokumentation vermittelt unser Online-Kurs für Regalprüfer. Dazu kommt die schriftliche Beauftragung durch den Arbeitgeber, die Sie am besten gleich mit dem ersten Protokoll ablegen. Eine Vorlage finden Sie unter Beauftragung der befähigten Person, die Pflichten und Fristen rund um Regale im Ratgeber Regalprüfung.
Vorbereitung: Was Sie für das Protokoll brauchen
Ein gutes Protokoll entsteht nicht erst nach der Inspektion. Die meisten Angaben lassen sich vorher zusammentragen:
- Anlagendaten: Hersteller, Regaltyp, Baujahr, Anzahl der Gassen, Felder und Ebenen, Standort in der Halle.
- Lastangaben: zulässige Fach- und Feldlasten je Regalzeile laut Belastungsschild oder Herstellerunterlagen.
- Lagerplan mit Nummerierung: Gasse, Regalzeile, Feld und Ebene. Ohne diese Adressen lässt sich kein Befund eindeutig zuordnen.
- Vorgeschichte: letzter Prüfbericht, offene Befunde, Reparaturnachweise und Umbauten seit der letzten Inspektion.
- Hilfsmittel: Vorlage als Ausdruck oder auf dem Tablet, Kamera, Messwerkzeug, Etiketten in drei Farben, Prüfplaketten.
Tragen Sie die Anlagendaten schon im Büro ein. Vor Ort konzentrieren Sie sich dann ganz auf die Befunde. Offene Befunde aus dem Vorjahr übertragen Sie als eigene Zeilen in die neue Befundliste, damit Sie sie gezielt nachkontrollieren.
Das Protokoll Schritt für Schritt ausfüllen
Die Vorlage gliedert sich in sieben Blöcke. Füllen Sie sie in dieser Reihenfolge aus, dann entsteht der Bericht parallel zur Inspektion.
1. Kopfdaten
Betrieb, Standort, Halle, Datum der Inspektion, Name der befähigten Person und die Art der Prüfung: wiederkehrende Inspektion, Prüfung nach Montage oder außerordentliche Prüfung nach Umbau oder Anprall. Die Prüfart ist wichtig, weil sie den Umfang bestimmt. Nach einem Anprall wird zum Beispiel nur der betroffene Bereich geprüft, bei der jährlichen Inspektion die ganze Anlage.
2. Grundlagen und Prüfumfang
Nennen Sie die Grundlagen, nach denen geprüft wurde, also DIN EN 15635 und DGUV Information 208-043, und grenzen Sie den Umfang ab: welche Gassen und Felder geprüft wurden, welche nicht und warum. Ein nicht zugänglicher Bereich, der hinter Ware verborgen war, gehört ausdrücklich ins Protokoll.
3. Anlagenbeschreibung
Regaltyp, Hersteller, Zahl der Felder und Ebenen, Lastangaben. Diese Angaben ändern sich selten und lassen sich aus dem Vorjahr übernehmen, wenn nicht umgebaut wurde. Stimmt der Bestand nicht mit dem Vorjahr überein, ist das bereits ein Befund.
4. Befundliste
Das Herzstück. Jede Zeile enthält Ort mit Gasse, Feld, Ebene und Bauteil, eine kurze Beschreibung, den Messwert bei Verformungen, die Ampelstufe, die Maßnahme mit Frist und den Verweis auf ein Foto. Eine Zeile pro Befund, keine Sammelzeilen. Ein Beispiel für einen vollständigen Eintrag: „Nr. 7, Gasse 3, Feld 14, vordere Stütze links, Delle 40 cm über Boden nach Anprall, Messwert 7 mm in Traversenrichtung, Stufe Orange, Feld nach Entladen nicht wieder beladen, Stütze bis 15.11. tauschen, Foto 7.“ Aus diesem Eintrag kann jeder Monteur das Bauteil finden, ohne nachzufragen.
5. Sofortmaßnahmen
Welche Felder wurden während der Inspektion entladen und gesperrt? Wer wurde informiert, und wann? Dieser Block belegt später, dass ein roter Befund nicht nur notiert, sondern auch gehandelt wurde. Notieren Sie die Uhrzeit der Sperrung und den Namen der Person, der Sie das gesperrte Feld übergeben haben.
6. Gesamtergebnis und nächster Termin
Eine klare Aussage: Anlage ohne Mängel, Anlage mit Mängeln weiter nutzbar mit Ausnahme der gesperrten Felder, oder Anlage nicht nutzbar. Dazu der Termin der nächsten Inspektion, spätestens zwölf Monate später, und gegebenenfalls ein Termin für die Nachprüfung der Reparaturen.
7. Unterschrift und Freigabevermerk
Name und Unterschrift der befähigten Person, Kenntnisnahme durch die verantwortliche Person für die Lagersicherheit. Lassen Sie am Ende Platz für den Freigabevermerk nach der Reparatur: Datum, getauschtes Bauteil, Unterschrift. So bleibt die Geschichte eines Befunds in einem Dokument, vom Erkennen über die Sperrung bis zur Wiederfreigabe durch die befähigte Person.
Typische Mängel und wie sie ins Protokoll gehören
Der Wert eines Protokolls zeigt sich daran, ob ein Dritter den Befund ohne Rückfrage findet und versteht. Die Tabelle zeigt, wie typische Mängel erkannt und eingetragen werden:
| Mangel | Erkennungsmerkmal | Eintrag und Maßnahme |
|---|---|---|
| Verformte Stütze | Delle nach Anprall, Messwert über Grenzwert | Ort, Richtung und Messwert, Stufe, Tausch mit Frist |
| Fehlende Sicherung | Traversenhaken ohne Stift | Ort und Ebene, sofort nachgerüstet, Vermerk „erledigt“ |
| Überladung | Traverse biegt sich unter Last sichtbar durch | Feld, geschätzte Last, Hinweis an Lagerleitung, Umlagerung |
| Anfahrschutz verbogen | Schutzbügel eingedrückt, lose | Ort, Ersatz mit Frist, Stütze dahinter gesondert bewerten |
| Schild fehlt | keine Lastangabe an der Regalzeile | Zeile, Nachforderung beim Hersteller, vorläufige Lastgrenze |
| Unbekannter Umbau | Ebenenzahl weicht vom Vorjahr ab | Beschreibung, Lastnachweis anfordern, bis dahin Stufe Orange |
Ein Grundsatz gilt für alle Einträge: Beschreiben Sie, was Sie sehen und messen, nicht was Sie vermuten. „Delle, Messwert 7 mm“ ist ein Befund, „vermutlich vom Stapler“ eine Vermutung, die höchstens als Hinweis zur Ursache dazugehört. Bei Überladung genügt oft eine sichtbare Durchbiegung als Anlass, die tatsächlichen Gewichte zu klären. Wie Sie einen Schaden messen und einstufen, bevor er ins Protokoll kommt, erklärt die Seite Regalschäden richtig bewerten.
Vorlage zum Ausdrucken
Die Druckfassung dieser Seite enthält die sieben Blöcke als leere Felder. So sieht die Befundliste der Vorlage aus:
Befundliste: Nr. · Gasse / Feld / Ebene · Bauteil · Beschreibung · Messwert in mm · Stufe (Grün, Orange, Rot) · Maßnahme · Frist · Foto-Nr. · erledigt am / durch
Planen Sie auf dem Ausdruck ausreichend Zeilen ein, bei großen Anlagen ein Blatt pro Gasse. Kopfdaten und Unterschrift stehen nur einmal auf dem Deckblatt. Nummerieren Sie die Blätter fortlaufend, damit keines verloren geht. Die Spalte „erledigt am / durch“ bleibt bei der Inspektion leer und wird erst nach der Reparatur ausgefüllt. So zeigt ein Blick auf die Liste, welche Befunde noch offen sind.
Die passenden Prüfpunkte zum Abhaken stehen in der Checkliste zur Regalprüfung.
Kennzeichnung, Prüfplakette und Aufbewahrung
Zum Protokoll gehört die Kennzeichnung am Regal. Nach bestandener Inspektion kleben Sie die Prüfplakette mit Monat und Jahr der nächsten Inspektion gut sichtbar an jede Regalzeile oder an den Gasseneingang. Orange und rote Befunde tragen Etiketten in der Ampelfarbe mit der laufenden Nummer aus der Befundliste. So verbindet die Nummer das Etikett am Regal mit der Zeile im Protokoll.
Aufbewahrt wird das Protokoll nach § 14 Abs. 7 BetrSichV mindestens bis zur nächsten Prüfung. Empfehlenswert ist es, alle Berichte und Reparaturnachweise über die gesamte Nutzungsdauer der Anlage aufzuheben. Digitale Ablage ist zulässig, wenn Name und Datum eindeutig sind und die Datei nicht nachträglich geändert werden kann. Allgemeine Hinweise für alle Arbeitsmittel finden Sie unter Prüfdokumentation für befähigte Personen.
Welche Fehler machen ein Prüfprotokoll wertlos?
Nach einem Unfall wird das Protokoll zum wichtigsten Beweisstück. Diese Fehler schwächen es erheblich:
- Sammelbefunde: „Mehrere Anfahrschäden in Gasse 5“ lässt offen, welche Stützen gemeint sind und ob sie repariert wurden.
- Keine Messwerte: Ohne Zahl kann niemand nachvollziehen, warum ein Schaden grün und nicht orange eingestuft wurde.
- Maßnahme ohne Frist: „Stütze tauschen“ ohne Termin und Zuständigkeit wird im Tagesgeschäft vergessen.
- Fehlender Prüfumfang: Wird nicht festgehalten, welche Bereiche geprüft wurden, gilt im Zweifel die ganze Anlage als ungeprüft.
- Kein Freigabevermerk: Ein gesperrtes Feld, das ohne Dokumentation wieder beladen wird, ist ein offenes Risiko.
- Unterschrift fehlt: Ohne Name und Unterschrift der befähigten Person ist die Aufzeichnung unvollständig.
Die meisten dieser Fehler entstehen unter Zeitdruck. Wer die Inspektion nach einem festen Ablauf durchführt, wie in unserer Anleitung zur Regalprüfung beschrieben, schreibt das Protokoll nebenbei und muss nichts nachtragen.
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Häufige Fragen zum Prüfprotokoll für Regale
Gibt es ein amtliches Formular für das Prüfprotokoll?
Nein. Die Betriebssicherheitsverordnung verlangt eine Aufzeichnung mit Art, Umfang und Ergebnis der Prüfung sowie dem Namen der prüfenden Person, schreibt aber keine Form vor. Jeder Betrieb kann seine eigene Vorlage verwenden, auch Prüfdienste nutzen unterschiedliche Formate. Wichtig ist, dass die Pflichtangaben vollständig sind und die Befunde eindeutig einem Ort in der Anlage zugeordnet werden können. Eine einheitliche Vorlage über alle Jahre erleichtert den Vergleich.
Wie lange muss ich das Prüfprotokoll aufbewahren?
Mindestens bis zur nächsten Prüfung, so steht es in § 14 Abs. 7 BetrSichV. In der Praxis ist das zu kurz gedacht. Wer die Protokolle mehrerer Jahre hat, erkennt wiederkehrende Schadensstellen und kann nach einem Unfall zeigen, dass die Anlage dauerhaft überwacht wurde. Reparaturnachweise sollten über die gesamte Nutzungsdauer der Regalanlage aufbewahrt werden. Das empfiehlt auch die DGUV.
Muss das Protokoll am Regal ausgehängt werden?
Das vollständige Protokoll muss nicht am Regal hängen. Am Einsatzort genügt ein Nachweis, dass die Prüfung stattgefunden hat, in der Praxis die Prüfplakette mit dem nächsten Termin. Das Protokoll selbst liegt bei der verantwortlichen Person für die Lagersicherheit und muss bei einer Kontrolle kurzfristig vorgelegt werden können, auf Papier oder digital. Alle im Lager sollten wissen, wo es liegt.
Darf ich das Protokoll digital führen?
Ja. Eine digitale Aufzeichnung ist zulässig, wenn sie die Pflichtangaben enthält, der prüfenden Person eindeutig zugeordnet ist und nicht unbemerkt verändert werden kann. Viele Betriebe nutzen Tablet-Apps, die Fotos direkt einem Befund zuordnen. Achten Sie darauf, dass die Daten gesichert werden und auch nach einem Wechsel der Software noch lesbar sind, gegebenenfalls als PDF-Export, der dauerhaft archiviert wird.
Was trage ich ein, wenn keine Mängel gefunden wurden?
Auch ein Protokoll ohne Befunde braucht Kopfdaten, Grundlagen, Prüfumfang, das Ergebnis ohne Mängel, den nächsten Termin und die Unterschrift. Notieren Sie zusätzlich grüne Befunde aus dem Vorjahr, die Sie nachgemessen haben, mit dem aktuellen Wert. Eine leere Befundliste ist kein Grund, auf das Protokoll zu verzichten, denn gerade sie belegt, dass die Anlage in Ordnung war.