Ein Prüfprotokoll für eine Leiter braucht als Vorlage vier Pflichtangaben nach der Betriebssicherheitsverordnung: die Art der Prüfung, den Prüfumfang, das Ergebnis sowie Name und Unterschrift der befähigten Person. Damit das Protokoll im Alltag hilft, kommen die eindeutige Leiternummer, das Datum, festgestellte Mängel mit Maßnahme und der nächste Prüftermin hinzu. Die Vorlage auf dieser Seite enthält alle Felder und lässt sich drucken oder als PDF speichern. Unterschreiben darf nur, wer als befähigte Person geprüft hat.
Wer darf das Prüfprotokoll unterschreiben?
Das Protokoll ist eine Erklärung der Person, die geprüft hat. Mit ihrer Unterschrift bestätigt sie, dass sie die Leiter im angegebenen Umfang geprüft und das Ergebnis richtig festgehalten hat. Diese Erklärung hat nur Gewicht, wenn die Person eine befähigte Person im Sinne der TRBS 1203 ist: mit passender Berufsausbildung, Erfahrung mit Leitern, aktueller Tätigkeit und einer Beauftragung durch den Arbeitgeber.
Unterschreibt ein Vorgesetzter ein Protokoll, das jemand anderes erstellt hat, oder zeichnet ein nicht befähigter Mitarbeiter ab, ist der Nachweis angreifbar. Nach einem Unfall prüft die Berufsgenossenschaft genau diesen Punkt. Das Prüfwissen, um Protokolle rechtswirksam zu unterschreiben, vermittelt der Online-Kurs zur befähigten Person für Leitern. Die Beauftragung regeln Sie mit der Vorlage zur Beauftragung der befähigten Person.
Vorbereitung: Welche Angaben Sie vor der Prüfung brauchen
Ein Protokoll lässt sich nur sauber ausfüllen, wenn die Stammdaten vorher geklärt sind. Sammeln Sie vor dem Prüftag:
- Inventarliste: Nummer, Standort und Bauart jeder Leiter. Ohne eindeutige Nummer lässt sich ein Protokoll später nicht zuordnen.
- Herstellerangaben: Typ, Norm, maximale Belastung und Gebrauchsanleitung, um Befunde am Sollzustand messen zu können.
- Letztes Protokoll: Welche Mängel wurden damals festgestellt, und wurden sie behoben? Das gehört in den neuen Befund.
- Gefährdungsbeurteilung: Sie nennt die festgelegte Prüffrist, aus der sich der nächste Termin ergibt.
- Vorlagen in ausreichender Zahl, Klemmbrett, Stift, Plaketten und Sperranhänger.
Wer viele Leitern prüft, druckt die Kopfdaten vorab ein. Das spart am Prüftag Zeit und vermeidet Tippfehler bei Nummern. Halten Sie außerdem fest, welche Leitern gerade fehlen, etwa weil sie auf einer Baustelle sind, damit sie nicht aus der Prüfrunde fallen.
Das Prüfprotokoll Feld für Feld ausfüllen
Die Vorlage ist in sieben Blöcke gegliedert. Die Grafik zeigt den Aufbau, die Schritte darunter erklären, was in jeden Block gehört und worauf Sie achten sollten.
Schritt 1: Betrieb und Standort
Firma, Werk oder Abteilung und der konkrete Standort der Leiter, etwa „Halle 2, Wareneingang“. Bei mehreren Standorten verhindert diese Angabe, dass gleichartige Leitern verwechselt werden.
Schritt 2: Leiterdaten und Nummer
Inventarnummer, Bauart, Hersteller, Typ, Werkstoff, Länge oder Stufenzahl und, falls bekannt, das Baujahr. Die Nummer muss identisch mit der Nummer an der Leiter sein. Weichen Nummern ab, ist das Protokoll im Zweifel keiner Leiter mehr zuzuordnen.
Schritt 3: Prüfanlass und Prüfart
Kreuzen Sie an, ob es sich um die regelmäßige Prüfung, eine außerordentliche Prüfung nach einem Umsturz oder einer Überlastung oder eine Prüfung nach Instandsetzung handelt. Die Art der Prüfung ist eine der Pflichtangaben, und sie erklärt später, warum zwischen zwei Jahresprüfungen ein weiterer Eintrag steht.
Schritt 4: Prüfumfang und Befunde
Listen Sie die geprüften Baugruppen auf: Kennzeichnung, Holme, Sprossen oder Stufen, Gelenke und Beschläge, Spreizsicherung, Füße und Rollen, Zubehör, Funktionsprobe. Hinter jede Baugruppe gehört ein Befund. Der Umfang ist ebenfalls Pflicht, weil er zeigt, was geprüft wurde und was nicht.
Schritt 5: Mängel und Maßnahmen
Beschreiben Sie jeden Mangel so, dass ein Dritter ihn an der Leiter wiederfindet: welches Bauteil, welche Seite, welche Art von Schaden. Daneben steht die Maßnahme, also Instandsetzung mit Originalteil, Rücksprache mit dem Hersteller oder Aussonderung, und wer bis wann zuständig ist.
Schritt 6: Ergebnis und nächster Termin
Das Gesamtergebnis lautet eindeutig: freigegeben, gesperrt bis zur Instandsetzung oder ausgesondert. Bei freigegebenen Leitern tragen Sie den nächsten Prüftermin ein, der sich aus der Frist in der Gefährdungsbeurteilung ergibt.
Schritt 7: Name, Datum und Unterschrift
Vollständiger Name der befähigten Person in Druckbuchstaben, Prüfdatum und Unterschrift. Bei externen Prüfern gehört die Firma dazu. Ohne diesen Block ist das Protokoll kein Nachweis.
Beispiel: ein ausgefülltes Protokoll
So könnte ein vollständiger Eintrag aussehen, hier für einen Beispielbetrieb aus dem Großhandel: Standort Lager Nord, Leiter L-017, Stufenstehleiter aus Aluminium, sechs Stufen, beidseitig begehbar. Prüfanlass regelmäßige Prüfung. Umfang: Kennzeichnung, Holme, Stufen, Kopfbeschlag, Spreizsicherung, Füße, Funktionsprobe. Befund: Fußkappe hinten links stark abgenutzt, sonst ohne Befund. Maßnahme: Originalkappe getauscht am selben Tag, anschließend erneut geprüft. Ergebnis: freigegeben, nächste Prüfung im September des Folgejahres. Name in Druckbuchstaben, Datum, Unterschrift. Mehr braucht es nicht, weniger sollte es nicht sein. Bei einem Mangel ohne Sofortbehebung stünde statt „freigegeben“ der Vermerk „gesperrt“ mit Verweis auf die Mängelliste.
Wie beschreiben Sie Mängel im Protokoll richtig?
Ein Protokoll mit dem Eintrag „Mangel vorhanden“ hilft niemandem. Die Tabelle zeigt typische Befunde, woran Sie sie erkennen und wie Maßnahme und Vermerk im Protokoll aussehen sollten.
| Mangel | Erkennungsmerkmal | Maßnahme und Vermerk im Protokoll |
|---|---|---|
| Spreizgurt eingerissen | Gurt an der Befestigung ausgefranst | „Spreizgurt links eingerissen, gesperrt, Originalgurt bestellt, danach erneute Prüfung“ |
| Fußkappe fehlt | Holmende blank, kein Gummi | „Fußkappe rechts fehlt, gesperrt, Ersatz durch Haustechnik bis Ende der Woche“ |
| Holm verbogen | Krümmung beim Peilen sichtbar | „Holm links im unteren Drittel verbogen, ausgesondert, unbrauchbar gemacht“ |
| Sprosse lose | vierte Sprosse von unten lässt sich drehen | „Sprosse 4 lose, gesperrt, Rückfrage beim Hersteller, sonst Aussonderung“ |
| Typenschild unleserlich | Aufkleber abgerieben | „Kennzeichnung unleserlich, Herstellerdaten beschafft, Ersatzschild angebracht“ |
| Rolle blockiert | Rolle dreht nicht, Bremse greift nicht | „Lenkrolle vorne rechts blockiert, gesperrt, Tausch gegen Originalrolle“ |
Faustregel: Ort, Art und Maßnahme gehören in jeden Vermerk. Fotos vom Mangel können Sie beifügen. Welche Befunde zur Aussonderung führen und wie Sie dabei vorgehen, erklärt die Seite Leiter aussondern. Erledigte Maßnahmen tragen Sie mit Datum und Namen nach, damit der Kreis zwischen Befund und Freigabe geschlossen ist. Vermeiden Sie Abkürzungen, die nur Sie selbst verstehen, und Sammelbegriffe wie „diverse Mängel“, denn das Protokoll muss auch für eine Aufsichtsperson oder einen Nachfolger lesbar sein.
Vorlage: Prüfprotokoll für Leitern zum Drucken
Die sieben Blöcke oben bilden die Vorlage. Drucken Sie diese Seite aus oder speichern Sie sie als PDF und übertragen Sie die Felder in Ihr eigenes Formular mit Firmenkopf, oder nutzen Sie die Blöcke direkt als Protokoll. Wer statt eines Blatts je Leiter lieber eine Tabelle für den ganzen Bestand führt, findet den passenden Aufbau auf der Seite zum Leiterkontrollbuch. Die Punkte für die Befunde liefert die Checkliste zur Leiterprüfung. Weitere Muster finden Sie in der Übersicht aller Vorlagen. Setzen Sie Ihr Firmenlogo in den Kopf, dann erkennt jeder das Protokoll sofort als betriebliches Dokument.
Externer Prüfdienst
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Ablage, Aufbewahrung und Plakette
Nach § 14 Abs. 7 BetrSichV muss das Protokoll mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahrt werden. Bewährt hat sich eine längere Aufbewahrung über die gesamte Nutzungsdauer der Leiter, abgelegt nach Inventarnummer. Eine elektronische Ablage ist zulässig, wenn die prüfende Person erkennbar bleibt und Einträge nicht unbemerkt verändert werden können. Bei einer Kontrolle muss das Protokoll am Einsatzort oder zumindest kurzfristig verfügbar sein.
Das Protokoll und die Plakette an der Leiter müssen zusammenpassen: gleiches Prüfdatum, gleicher nächster Termin. Bei gesperrten Leitern verweist der Sperranhänger auf das Protokoll. Einen Überblick über Protokoll, Prüfbuch und Plakette für alle Arbeitsmittel gibt die Seite zur Prüfdokumentation. Prüfen Sie bei jeder Runde stichprobenartig, ob Plaketten und Protokolle noch übereinstimmen. Abweichungen deuten oft auf vertauschte oder neu beschaffte Leitern hin.
Häufige Fehler im Prüfprotokoll
- Sammelprotokoll ohne Nummern: „30 Leitern geprüft, i. O.“ ist kein Nachweis für eine bestimmte Leiter.
- Umfang fehlt: Ohne Angabe der geprüften Baugruppen bleibt offen, ob etwa die Spreizsicherung geprüft wurde.
- Mängel ohne Maßnahme: Ein festgestellter Mangel ohne Vermerk zur Behebung wirkt im Ernstfall wie ein bewusst hingenommenes Risiko.
- Kein nächster Termin: Dann fehlt die Grundlage für Plakette und Prüfkalender.
- Unterschrift eines Dritten: Nur wer geprüft hat, unterschreibt.
- Vordatiertes Protokoll: Datum immer am Prüftag eintragen, nie vorab.
Die meisten dieser Fehler entstehen unter Zeitdruck am Ende eines langen Prüftags. Planen Sie deshalb für das Ausfüllen der Protokolle eigene Zeit ein, statt sie zwischen zwei Leitern zu erledigen. Ein sauberes Protokoll dauert nur wenige Minuten, ein lückenhaftes kann nach einem Unfall teuer werden.
Welche Pflichten hinter dem Protokoll stehen, beschreibt die Übersicht zur Leiterprüfung.
Häufige Fragen zum Prüfprotokoll für Leitern
Welche Angaben sind im Prüfprotokoll für Leitern Pflicht?
Die Betriebssicherheitsverordnung verlangt in § 14 Abs. 7 mindestens die Art der Prüfung, den Prüfumfang, das Ergebnis sowie Name und Unterschrift der befähigten Person. In der Praxis gehören außerdem die Inventarnummer, das Prüfdatum, festgestellte Mängel mit Maßnahme und der nächste Prüftermin dazu. Ohne diese Angaben lässt sich das Protokoll kaum einer Leiter zuordnen oder später nachvollziehen.
Brauche ich für jede Leiter ein eigenes Protokoll?
Nicht zwingend. Zulässig ist auch eine Sammelliste, in der jede Leiter eine eigene Zeile mit Nummer, Ergebnis und Mängeln erhält, unterschrieben von der befähigten Person. Einzelprotokolle sind übersichtlicher, wenn Leitern häufig den Standort wechseln oder viele Mängel dokumentiert werden müssen. Entscheidend ist, dass jede Prüfung eindeutig einer bestimmten Leiter zugeordnet werden kann.
Reicht eine digitale Unterschrift?
Eine elektronische Dokumentation ist nach der Betriebssicherheitsverordnung zulässig. Wichtig ist, dass die prüfende Person eindeutig erkennbar ist und nachträgliche Änderungen nicht unbemerkt möglich sind. Prüfprogramme lösen das mit persönlichen Zugängen und Zeitstempeln. Eine eingescannte Unterschrift in einem frei bearbeitbaren Dokument erfüllt diesen Zweck nur eingeschränkt, weil sich Inhalte später unbemerkt ändern lassen.
Muss auch eine mängelfreie Leiter protokolliert werden?
Ja. Gerade das Protokoll einer mängelfreien Leiter ist der Nachweis, dass sie geprüft wurde und zum Prüfzeitpunkt sicher war. Ein Eintrag nur bei Mängeln würde bedeuten, dass für die meisten Leitern im Bestand kein Nachweis existiert. Bei mängelfreien Leitern ist das Protokoll kurz: Umfang, Ergebnis „in Ordnung“, nächster Termin, Name und Unterschrift der befähigten Person.
Wer bekommt eine Kopie des Protokolls?
Das Original gehört in das Kontrollbuch oder die Prüfakte beim Arbeitgeber. Eine Kopie erhält sinnvollerweise, wer für die Behebung von Mängeln zuständig ist, etwa die Haustechnik oder der Einkauf bei Ersatzbeschaffung. Externe Prüfer übergeben ihre Protokolle dem Auftraggeber, der sie aufbewahren muss. Bei mehreren Standorten sollte eine Kopie am jeweiligen Standort verfügbar sein.