Ein Leiterkontrollbuch sammelt die Prüfnachweise aller Leitern und Tritte eines Betriebs an einem Ort und besteht im Aufbau aus drei Teilen: Bestandsverzeichnis, Prüfeinträgen und Mängelliste. Das Bindeglied ist die Inventarnummer, die an jeder Leiter angebracht ist. Pflichtinhalte je Prüfung sind Art, Umfang und Ergebnis der Prüfung sowie Name und Unterschrift der befähigten Person. Ob auf Papier, als Tabelle oder in einer Software geführt, ist freigestellt. Die DGUV Information 208-016 empfiehlt das Kontrollbuch als bewährte Form des Nachweises.
Wer führt das Leiterkontrollbuch?
Verantwortlich für das Kontrollbuch ist der Arbeitgeber, denn er muss nach § 14 BetrSichV die Prüfungen veranlassen und die Aufzeichnungen aufbewahren. Die Prüfeinträge selbst macht die befähigte Person, die geprüft hat, mit Name und Unterschrift. Stammdaten wie Standort, Zu- und Abgänge kann auch jemand anderes pflegen, etwa die Haustechnik oder der Einkauf. Wichtig ist, dass die Rollen klar verteilt sind und nicht jeder überall schreibt.
Ein Kontrollbuch voller Einträge, die keine befähigte Person unterschrieben hat, sieht ordentlich aus, ist aber als Nachweis wertlos. Wer die Einträge im eigenen Betrieb selbst verantworten möchte, erwirbt das Prüfwissen im Online-Kurs zur befähigten Person für Leitern. Die Beauftragung, die auch die Führung des Kontrollbuchs regeln kann, erstellen Sie mit der Vorlage zur Beauftragung der befähigten Person.
Vorbereitung: Bestand erfassen und Nummern vergeben
Das Kontrollbuch steht und fällt mit einem vollständigen Bestand. Bevor Sie die erste Seite anlegen:
- Alle Standorte ablaufen: Lager, Werkstatt, Haustechnik, Büros, Außenlager und Fahrzeuge. Tritte in Teeküchen und Archiven werden am häufigsten übersehen.
- Private und geliehene Leitern erfassen: Sobald sie im Betrieb benutzt werden, gehören sie in den Bestand oder werden aus dem Betrieb entfernt.
- Nummernsystem festlegen: Ein Kürzel für den Standort und eine laufende Nummer genügen, etwa „LN-017“ für Lager Nord. Nummern werden nie doppelt und nie neu vergeben.
- Kennzeichnung wählen: Gravur, Schlagzahlen oder widerstandsfähige Aufkleber am Holm, nicht auf Trittflächen.
- Herstellerunterlagen sammeln: Gebrauchsanleitungen je Bauart, digital oder als Kopie im Ordner.
Für einen Betrieb mit 40 Leitern dauert diese Erfassung erfahrungsgemäß einen halben bis ganzen Tag. Sie ist einmalig, danach werden nur noch Zu- und Abgänge nachgetragen.
Das Leiterkontrollbuch in sieben Schritten einrichten
Ein gutes Kontrollbuch besteht aus drei Teilen, die über die Inventarnummer verbunden sind. Die Grafik zeigt den Aufbau, die Schritte darunter die Einrichtung.
Schritt 1: Form wählen
Papier im Ordner, eine Tabellenkalkulation oder eine Prüfsoftware: Alle drei sind zulässig. Papier eignet sich für kleine Bestände an einem Standort. Eine Tabelle ist ab etwa 30 Leitern übersichtlicher, weil sie sich nach Standort oder Fälligkeit sortieren lässt. Software lohnt sich bei mehreren Standorten und mehreren Prüfern.
Schritt 2: Bestandsverzeichnis anlegen
Eine Zeile je Leiter mit Inventarnummer, Bauart, Hersteller, Typ, Werkstoff, Größe, Standort, Anschaffungsjahr und festgelegter Prüffrist. Das Verzeichnis beantwortet bei einer Kontrolle sofort die Frage, wie viele Leitern der Betrieb hat und wo sie stehen.
| Spalte | Beispiel |
|---|---|
| Inventarnummer | LN-017 |
| Bauart und Größe | Stufenstehleiter, 6 Stufen, beidseitig begehbar |
| Hersteller, Typ, Werkstoff | laut Typenschild, Aluminium |
| Standort | Lager Nord, Kommissionierung |
| Anschaffung | Jahr der Beschaffung, falls bekannt |
| Prüffrist | 12 Monate laut Gefährdungsbeurteilung |
| Nächste Prüfung | Monat und Jahr |
Schritt 3: Prüfeinträge strukturieren
Legen Sie fest, ob jede Leiter ein eigenes Blatt erhält, auf dem sich die Prüfungen über die Jahre sammeln, oder ob Sie je Prüfrunde eine Sammelliste führen. Das Blatt je Leiter zeigt die Geschichte einer Leiter, die Sammelliste den Stand einer Prüfrunde. In einer Tabelle lässt sich beides verbinden, indem Sie je Prüfung eine Zeile anlegen und nach Nummer oder Datum filtern. Beide enthalten je Eintrag Datum, Prüfart, Umfang, Ergebnis, Name und Unterschrift.
Schritt 4: Mängelliste einrichten
Mängel mit Maßnahmen stehen in einer eigenen Liste mit Spalten für Befund, Maßnahme, Zuständigkeit, Frist und Erledigung. So sehen Sie auf einen Blick, welche Leitern gesperrt sind und was noch offen ist.
Schritt 5: Fristen und Plakettensystem festlegen
Aus der Frist im Bestandsverzeichnis ergibt sich der nächste Termin. Legen Sie fest, welche Plaketten Sie verwenden, etwa Jahresplaketten mit Monatsfeld, und wo sie an der Leiter angebracht werden.
Schritt 6: Zu- und Abgänge regeln
Neue Leitern werden vor der ersten Benutzung erfasst, nummeriert und geprüft. Ausgesonderte Leitern werden mit Datum und Grund ausgetragen, ihre Nummer wird nicht neu vergeben. Wer Leitern kauft, meldet sie der Person, die das Kontrollbuch pflegt.
Schritt 7: Aufbewahrungsort und Vertretung klären
Das Kontrollbuch muss bei einer Kontrolle kurzfristig vorliegen. Legen Sie einen festen Ort fest und eine Vertretung, die im Urlaub oder bei Krankheit Zugriff hat. Digitale Kontrollbücher brauchen eine regelmäßige Sicherung, am besten automatisch und an einem zweiten Ort.
Welche Lücken im Kontrollbuch fallen bei Kontrollen auf?
Aufsichtspersonen und Sachbearbeiter nach einem Unfall schauen weniger auf die Form als auf die Lücken. Die Tabelle zeigt typische Mängel im Kontrollbuch selbst, woran Sie sie erkennen und wie Sie sie beheben.
| Mangel | Erkennungsmerkmal | Maßnahme |
|---|---|---|
| Leiter ohne Eintrag | Leiter im Betrieb vorhanden, aber nicht im Bestandsverzeichnis | sofort erfassen, nummerieren und prüfen |
| Eintrag ohne Leiter | Leiter im Verzeichnis, aber nicht auffindbar | suchen, sonst als verschollen austragen |
| Doppelte Nummer | zwei Leitern mit gleicher Kennzeichnung | eine neu nummerieren, Einträge zuordnen |
| Plakette weicht ab | Termin auf der Plakette passt nicht zum Eintrag | Leiter erneut prüfen, Plakette und Eintrag angleichen |
| Offene Maßnahme | Mangel eingetragen, aber kein Erledigungsvermerk | Status klären, Leiter bis dahin gesperrt lassen |
| Prüfer nicht erkennbar | Kürzel statt Name, keine Unterschrift | künftig voller Name, Liste der Prüfer mit Kürzeln anlegen |
| Überschrittene Frist | letzter Eintrag älter als die festgelegte Frist | Leiter sperren, bis sie geprüft ist |
Ein kurzer Selbstcheck einmal im Quartal findet die meisten dieser Lücken, bevor es jemand anderes tut. Nehmen Sie dazu das Bestandsverzeichnis und gehen Sie zehn zufällig gewählte Leitern im Betrieb ab. Vergleichen Sie Nummer, Standort und Plakette mit den Einträgen und notieren Sie jede Abweichung. Häufen sich Lücken in einem Bereich, liegt die Ursache meist im Meldeweg und nicht beim Prüfer. Weitere Hinweise zu Pflichtangaben und Aufbewahrung gibt die Seite zur Prüfdokumentation.
Vorlage: Leiterkontrollbuch zum Drucken
Die sieben Schritte oben ergeben die Gliederung Ihres Kontrollbuchs: Deckblatt mit Betrieb und Verantwortlichen, Bestandsverzeichnis, Prüfeinträge, Mängelliste und eine Liste der beauftragten befähigten Personen. Drucken Sie diese Seite aus oder speichern Sie sie als PDF als Grundlage für Ihren Ordner oder Ihre Tabelle. Für den Prüfbericht zu einer einzelnen Leiter nutzen Sie die Vorlage für das Prüfprotokoll, die Prüfpunkte liefert die Checkliste zur Leiterprüfung. Ein Ordner mit fünf Registern reicht für die meisten Betriebe völlig aus. Wer die Tabellenform wählt, legt je Teil ein eigenes Blatt an und schützt abgeschlossene Prüfrunden gegen nachträgliche Änderungen.
Externer Prüfdienst
- 60 Leitern und Tritte zu 15 €
- plus 40 € Anfahrt
- Kontrollbuch beim Dienstleister anfordern
Eigene befähigte Person
- Online-Kurs, ca. 3 Stunden
- plus ca. 400 € Prüfzeit im Jahr
- Kontrollbuch immer aktuell im Haus
Rechenbeispiel mit Richtwerten aus veröffentlichten Preisangaben. Kurspreise: reguläre Preise pro Teilnehmer. Ihr konkretes Angebot kann je nach Region, Menge und Anfahrt abweichen.
Kontrollbuch und Plakette verbinden
Das Kontrollbuch ist der Nachweis, die Plakette das Signal an der Leiter. Beide müssen zusammenpassen. Bewährt haben sich Jahresplaketten mit abwechselnden Farben, auf denen der Monat der nächsten Prüfung markiert wird. So sieht jeder Benutzer schon von Weitem, ob eine Leiter noch im Prüfzeitraum liegt. Die Plakette kommt in Augenhöhe an einen Holm, nie auf eine Trittfläche.
Aufbewahrt werden die Einträge nach § 14 Abs. 7 BetrSichV mindestens bis zur nächsten Prüfung. Empfehlenswert ist die Aufbewahrung über die gesamte Nutzungsdauer der Leiter, denn erst die Folge der Einträge zeigt, dass regelmäßig geprüft wurde. Nach einem Unfall ist genau das die entscheidende Frage. Entfernen Sie abgelaufene Plaketten bei jeder Prüfung, damit an einer Leiter immer nur ein gültiger Termin steht.
Häufige Fehler beim Führen des Kontrollbuchs
- Nachtragen am Jahresende: Einträge aus dem Gedächtnis sind ungenau und fallen bei Nachfragen auf. Eingetragen wird am Prüftag.
- Kontrollbuch im Auto des Prüfers: Bei einer Kontrolle in seiner Abwesenheit ist kein Nachweis greifbar.
- Keine Sicherung der Tabelle: Ein defekter Laptop löscht Jahre an Nachweisen.
- Standortwechsel nicht erfasst: Leitern wandern zwischen Hallen und Baustellen, das Verzeichnis bleibt stehen.
- Zu viele Schreiber: Wenn jeder Einträge ändern kann, ist nicht mehr nachvollziehbar, wer was geprüft hat.
- Neue Leitern vergessen: Wer Leitern kauft, ohne sie zu melden, schafft sofort eine Lücke im Bestand.
- Keine Übergabe bei Personalwechsel: Wechselt die befähigte Person, gehören Kontrollbuch, offene Mängel und Fristen in ein kurzes Übergabegespräch, sonst geht das Wissen über einzelne Leitern verloren.
Die rechtlichen Hintergründe zu Prüfpflicht und Fristen finden Sie in der Übersicht zur Leiterprüfung, die Empfehlungen der Unfallversicherung auf der Seite zur DGUV Information 208-016.
Häufige Fragen zum Leiterkontrollbuch
Ist ein Leiterkontrollbuch Pflicht?
Pflicht ist die Aufzeichnung jeder Prüfung nach § 14 Abs. 7 BetrSichV, nicht die Form. Das Leiterkontrollbuch ist die Form, die die DGUV Information 208-016 empfiehlt und die sich in der Praxis durchgesetzt hat. Wer seine Prüfnachweise anders ordnet, etwa als Einzelprotokolle in einer Prüfsoftware, erfüllt die Pflicht ebenso, solange jede Prüfung eindeutig einer Leiter zugeordnet ist.
Darf ich das Kontrollbuch als Excel-Tabelle führen?
Ja, eine elektronische Dokumentation ist zulässig. Achten Sie darauf, dass die prüfende Person erkennbar ist und Einträge nicht unbemerkt geändert werden können, etwa durch Schreibschutz für abgeschlossene Prüfrunden oder eine unterschriebene Ausdruckversion je Runde. Sichern Sie die Datei regelmäßig und legen Sie fest, wer Schreibrechte hat. Bei einer Kontrolle muss sie schnell verfügbar sein.
Gehören Tritte und Podestleitern ins selbe Kontrollbuch?
Ja, am besten schon. Tritte, Stufenhocker, Podestleitern und fahrbare Arbeitsbühnen sind Arbeitsmittel wie Leitern und werden nach denselben Grundsätzen geprüft. Ein gemeinsames Kontrollbuch mit einer Spalte für die Bauart ist übersichtlicher als mehrere getrennte Listen. Größere Rollgerüste führen viele Betriebe dagegen gesondert, weil für sie eigene Prüfungen nach dem Aufbau gelten.
Was mache ich mit einem Kontrollbuch vom Prüfdienst?
Externe Prüfdienste übergeben meist eigene Prüfberichte oder führen das Kontrollbuch in ihrem System. Fordern Sie nach jeder Prüfung eine Kopie an, die im Betrieb bleibt, denn aufbewahrungspflichtig ist der Arbeitgeber. Wechseln Sie später zu einer eigenen befähigten Person, übernehmen Sie die Nummern und die bisherigen Einträge, damit die Geschichte der Leitern lückenlos bleibt.
Wie lange muss ich alte Einträge aufheben?
Die Betriebssicherheitsverordnung verlangt die Aufbewahrung mindestens bis zur nächsten Prüfung. Empfehlenswert ist es, die Einträge für die gesamte Nutzungsdauer jeder Leiter aufzubewahren und nach der Aussonderung noch einige Jahre. Kommt es zu einem Unfall, kann der Betrieb damit zeigen, dass die Leiter über ihre gesamte Lebensdauer regelmäßig geprüft und Mängel behoben wurden.