Ein Prüfprotokoll für Fahrzeuge braucht als Vorlage mindestens diese Felder: Art und Umfang der Prüfung, das Ergebnis sowie Name und Unterschrift des Prüfers. Das verlangt § 14 BetrSichV, und § 57 DGUV Vorschrift 70 schreibt vor, das Ergebnis schriftlich festzuhalten und bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren. In der Praxis kommen Kennzeichen, Fahrzeug-Identifizierungsnummer, Kilometerstand, jeder Mangel mit Bewertung und Frist sowie die Entscheidung über die Weiterbenutzung dazu. Unten finden Sie die Vorlage zum Ausdrucken.
Wer darf das Prüfprotokoll unterschreiben?
Unterschreiben darf nur die Person, die geprüft hat, und rechtswirksam ist das nur, wenn sie Sachkundiger nach DGUV Vorschrift 70 ist, also befähigte Person mit fahrzeugtechnischer Ausbildung, Erfahrung und aktueller Tätigkeit. Mit ihrer Unterschrift bestätigt sie, dass das Fahrzeug im dokumentierten Umfang geprüft wurde und im festgestellten Zustand ist. Eine Unterschrift des Fuhrparkleiters oder der Geschäftsführung ersetzt das nicht. Sinnvoll ist sie trotzdem, als Kenntnisnahme, damit offene Mängel nachweislich bei der verantwortlichen Stelle angekommen sind. Denn die Pflicht, Mängel beseitigen zu lassen, liegt beim Unternehmer, nicht beim Prüfer.
Wer im Betrieb künftig selbst prüfen und unterschreiben soll, braucht neben der Technik das Wissen zu Prüfumfang und Dokumentation. Das vermittelt der Online-Kurs befähigte Person Fahrzeuge für 420 €, einschließlich der Bewertung und Klassifizierung von Mängeln.
Vorbereitung: die Vorlage an Ihren Betrieb anpassen
Eine Vorlage wird erst nützlich, wenn sie zu Ihrem Fuhrpark passt. Bevor Sie das erste Protokoll ausfüllen, lohnen sich ein paar Minuten Vorarbeit:
- Firmenkopf und Nummerierung: Betrieb, Standort und eine laufende Protokollnummer, etwa Jahr plus Fahrzeugnummer.
- Fahrzeugliste: Kennzeichen, Fahrzeug-Identifizierungsnummer, Typ und Ausstattung aller Fahrzeuge an einer Stelle, damit Sie nicht jedes Mal abschreiben.
- Prüfumfang festlegen: Welche Checkliste gilt für welches Fahrzeug? Ein Kombi braucht keinen Laderaumteil.
- Bewertungsstufen definieren: Einheitliche Mängelklassen mit festen Fristen, damit alle Prüfer gleich bewerten.
- Ablage klären: Wo liegt das Original, wer bekommt eine Kopie, wie lange wird aufbewahrt?
Diese Festlegungen gehören in die Gefährdungsbeurteilung oder in eine kurze Prüfanweisung. Auch die Frage, wer offene Mängel nachverfolgt, gehört hierher. So bleibt das Verfahren auch bei einem Prüferwechsel gleich und zwei Prüfer bewerten denselben Befund nicht unterschiedlich.
Das Protokoll Schritt für Schritt ausfüllen
Die Vorlage hat acht Blöcke. Füllen Sie die ersten drei vor der Prüfung aus, die übrigen während und direkt nach der Prüfung, nicht erst am Abend aus dem Gedächtnis.
1. Betrieb und Prüfer
Name des Betriebs, Standort, Protokollnummer, Name der prüfenden Person und ihre Funktion. Hilfreich ist ein Verweis auf die schriftliche Beauftragung, etwa mit Datum. Prüft ein externer Dienstleister, gehören dessen Firma und Anschrift dazu. So lässt sich auch Jahre später klären, wer das Fahrzeug geprüft hat und in welchem Auftrag.
2. Fahrzeugdaten
Kennzeichen, Hersteller und Typ, Fahrzeug-Identifizierungsnummer, Erstzulassung, Kilometerstand am Prüftag und Besonderheiten wie Regaleinbau, Anhängekupplung oder Hochvoltantrieb. Die Identifizierungsnummer ist wichtig, weil Kennzeichen wechseln können.
3. Prüfart und Grundlage
Kreuzen Sie an, ob es eine wiederkehrende Prüfung ist oder eine Prüfung aus besonderem Anlass, etwa nach einem Unfall. Als Grundlage nennen Sie § 57 DGUV Vorschrift 70. Tragen Sie außerdem das Datum der letzten Prüfung ein. Bei einer Anlassprüfung notieren Sie den Anlass in einem Satz, etwa „Auffahrunfall vorn, Instandsetzung am 12. März abgeschlossen“. Dann ist klar, warum außerhalb des üblichen Rhythmus geprüft wurde.
4. Prüfumfang
Hier steht, was geprüft wurde, am einfachsten als Verweis auf die verwendete Checkliste mit Versionsstand. Wichtig ist der Vermerk von Einschränkungen, zum Beispiel „Unterboden ohne Grube, nur eingeschränkt einsehbar“.
5. Befunde und Messwerte
Profiltiefe je Rad, Reifendruck, auffällige Beobachtungen der Probefahrt. Messwerte machen das Protokoll überprüfbar und zeigen im Folgejahr, wie schnell sich etwas verändert.
6. Mängel mit Bewertung und Frist
Jeder Mangel bekommt eine eigene Zeile: Ort am Fahrzeug, Beschreibung, Mängelklasse, Frist mit Datum und die zuständige Person für die Beseitigung. Allgemeine Formulierungen wie „Bremse prüfen“ vermeiden Sie besser, denn sie sagen weder, was gefunden wurde, noch, was zu tun ist. Kleinigkeiten, die Sie am Prüftag selbst behoben haben, gehören trotzdem hinein, mit dem Vermerk „erledigt“.
7. Gesamtergebnis und Weiterbenutzung
Eine von drei Aussagen: keine Mängel, Weiterbenutzung ohne Einschränkung · Mängel, Weiterbenutzung bis zur Frist zulässig · Weiterbenutzung erst nach Beseitigung der Mängel. Diese Zeile ist die wichtigste des ganzen Protokolls. Sie entscheidet, ob der Fahrer am nächsten Morgen losfahren darf, und genau nach ihr wird nach einem Unfall zuerst gefragt.
8. Unterschrift, Plakette, Nachprüfung
Datum, Name und Unterschrift der prüfenden Person, Termin der nächsten Prüfung, Vermerk zur Plakette. Darunter bleibt Platz für die Nachprüfung behobener Mängel mit Datum und Unterschrift. Die Plakettennummer verbindet Protokoll und Fahrzeug eindeutig.
Wie formuliert man Mängel im Protokoll eindeutig?
Ein Mangel im Protokoll muss so beschrieben sein, dass die Werkstatt ihn ohne Rückfrage findet und ein Dritter später nachvollziehen kann, was festgestellt wurde. Die Tabelle zeigt typische Mängel mit einer protokolltauglichen Formulierung des Erkennungsmerkmals und der Maßnahme:
| Mangel | Erkennungsmerkmal im Protokoll | Maßnahme im Protokoll |
|---|---|---|
| Bremsschlauch vorn links | Querrisse an der Oberfläche, beim Einlenken sichtbar | Weiterbenutzung erst nach Tausch |
| Reifen hinten rechts | Profiltiefe innen 1,4 mm, außen 3,0 mm | Weiterbenutzung erst nach Tausch, Spur prüfen lassen |
| Gurt Beifahrersitz | Aufrollautomatik zieht Gurt nicht vollständig zurück | Sitzplatz gesperrt bis Instandsetzung |
| Stoßdämpfer hinten links | Ölfilm am Dämpferrohr, Wirkung bei Probefahrt unauffällig | Frist 4 Wochen, Werkstatt |
| Trennwand Laderaum | 2 von 6 Befestigungsschrauben fehlen | vor nächster Beladung ergänzen |
| Verbandkasten | Haltbarkeit abgelaufen, Datum auf Packung | ersetzt am Prüftag, erledigt |
| Kennzeichenleuchte | ohne Funktion | ersetzt am Prüftag, erledigt |
Achten Sie auf drei Dinge: Ort am Fahrzeug mit Seite und Achse, ein beobachtbares Merkmal statt einer Vermutung und eine Maßnahme, die sich abhaken lässt. Messwerte wie die Profiltiefe schreiben Sie als Zahl mit Einheit, gemessen an der tiefsten Stelle. Vermutungen zur Ursache, etwa eine falsche Spur, gehören als Hinweis in die Maßnahme, nicht in den Befund. Die Einstufung selbst, also wann ein Mangel die Weiterbenutzung ausschließt und welche Frist angemessen ist, erklärt die Seite Fahrzeugmängel bewerten.
Vorlage: Prüfprotokoll Fahrzeug zum Ausdrucken
Die Druckversion dieser Seite enthält alle acht Blöcke als Formular mit Linien zum Ausfüllen. Sie passt auf zwei Seiten, die Mängeltabelle hat Platz für acht Einträge. Die Felder im Überblick:
- Betrieb, Standort, Protokollnummer, Prüfer, Beauftragung vom
- Kennzeichen, Fahrzeug-Identifizierungsnummer, Typ, Erstzulassung, Kilometerstand, Ausstattung
- Prüfart wiederkehrend oder aus Anlass, Grundlage § 57 DGUV Vorschrift 70, letzte Prüfung am
- Prüfumfang laut Checkliste, Einschränkungen
- Messwerte, Mängel mit Klasse, Frist und Zuständigkeit
- Gesamtergebnis, nächste Prüfung, Unterschrift, Nachprüfung
Die Prüfpunkte selbst stehen in der Checkliste zur UVV-Prüfung Fahrzeug. Beide zusammen ergeben den vollständigen Nachweis. Heften Sie die ausgefüllte Checkliste an das Protokoll und vermerken Sie die Protokollnummer auf beiden Blättern.
Ablage, Aufbewahrung und Plakette
Nach § 57 Abs. 2 DGUV Vorschrift 70 bewahren Sie das Protokoll mindestens bis zur nächsten Prüfung auf. Das ist die Untergrenze. Wir empfehlen, alle Protokolle über die gesamte Nutzungsdauer des Fahrzeugs in der Fahrzeugakte zu behalten und bei Verkauf oder Leasingrückgabe noch einige Jahre zu archivieren. Nach einem Unfall zeigt nur die lückenlose Reihe, dass das Fahrzeug über Jahre ordnungsgemäß geprüft wurde.
Elektronische Protokolle sind zulässig, wenn die prüfende Person eindeutig erkennbar ist. Die Prüfplakette ist kein Pflichtbestandteil, verbindet aber Fahrzeug und Protokoll im Alltag: Auf dem Protokoll steht, welche Plakette geklebt wurde, auf der Plakette steht der nächste Termin. Wie Sie Termine für viele Fahrzeuge im Blick behalten, beschreibt die Seite UVV-Prüfung im Fuhrpark organisieren.
Werkstatt, 18 Fahrzeuge
- 18 × 50 € Prüfung
- plus 18 Werkstattfahrten
- Protokoll von extern
Eigene befähigte Person
- Online-Kurs, ca. 3 Stunden
- plus ca. 540 € eigene Prüfzeit
- eigene, einheitliche Protokolle
Rechenbeispiel mit Richtwerten aus veröffentlichten Preisangaben. Kurspreise: reguläre Preise pro Teilnehmer. Ihr konkretes Angebot kann je nach Region, Menge und Anfahrt abweichen.
Häufige Fehler im Prüfprotokoll
- Unterschrift fehlt oder stammt vom Falschen: Ohne Unterschrift der prüfenden Person ist das Protokoll als Nachweis erheblich geschwächt.
- Prüfumfang nicht angegeben: Dann bleibt offen, ob der Laderaum oder der Unterboden überhaupt geprüft wurde.
- Frist ohne Datum: „Zeitnah beheben“ lässt sich nicht nachverfolgen, ein Kalenderdatum schon.
- Nachprüfung nicht vermerkt: Der Mangel steht im Protokoll, seine Beseitigung nicht. Im Ernstfall sieht es aus, als sei nie repariert worden.
- Kilometerstand fehlt: Er belegt, dass wirklich dieses Fahrzeug an diesem Tag geprüft wurde, und zeigt zusammen mit dem Vorjahr die Laufleistung zwischen zwei Prüfungen.
- Vorausgefüllte Ergebnisse: Ein Protokoll, auf dem das Ergebnis schon vor der Prüfung steht, ist wertlos und im Ernstfall sogar belastend.
Den rechtlichen Rahmen erklärt die Seite UVV-Prüfung Fahrzeuge, die Paragrafen im Einzelnen stehen unter DGUV Vorschrift 70.
Häufige Fragen zum Prüfprotokoll
Gibt es ein vorgeschriebenes Formular für das UVV-Protokoll?
Nein. Vorgeschrieben sind Inhalte, kein Formular. Nach § 14 BetrSichV gehören mindestens Art der Prüfung, Prüfumfang, Ergebnis sowie Name und Unterschrift der prüfenden Person hinein. Die DGUV Vorschrift 70 verlangt, das Ergebnis schriftlich festzuhalten und aufzubewahren. Jede Vorlage, die diese Angaben vollständig und eindeutig enthält, erfüllt die Anforderungen, ob auf Papier oder in einer Fuhrparksoftware.
Wie lange muss ich das Prüfprotokoll aufbewahren?
Mindestens bis zur nächsten Prüfung, so steht es in § 57 Abs. 2 DGUV Vorschrift 70. In der Praxis ist das zu kurz. Nach einem Unfall wird oft gefragt, wie das Fahrzeug über mehrere Jahre gepflegt und geprüft wurde. Bewahren Sie die Protokolle deshalb für die gesamte Nutzungsdauer auf und archivieren Sie sie nach Abgabe des Fahrzeugs noch einige Jahre.
Darf das Protokoll elektronisch unterschrieben werden?
Ja, eine elektronische Dokumentation ist zulässig. Wichtig ist, dass die prüfende Person eindeutig erkennbar ist und das Protokoll nicht unbemerkt geändert werden kann. Viele Fuhrparkprogramme lösen das über persönliche Zugänge mit Zeitstempel. Eine eingescannte Unterschrift auf einem frei bearbeitbaren Dokument ist dagegen wenig belastbar. Klären Sie im Zweifel mit Ihrer Fachkraft für Arbeitssicherheit, welche Lösung passt.
Braucht jedes Fahrzeug ein eigenes Protokoll?
Ja. Jedes Fahrzeug ist ein eigenes Arbeitsmittel mit eigenem Zustand, eigenen Mängeln und eigener Frist. Sammelprotokolle für mehrere Fahrzeuge führen schnell dazu, dass Befunde verwechselt oder Nachprüfungen nicht zugeordnet werden. Eine Übersichtsliste aller Fahrzeuge mit Prüfdatum und Ergebnis ist trotzdem sinnvoll. Sie ersetzt die Einzelprotokolle nicht, ergänzt sie aber für die Terminplanung und zeigt auf einen Blick, welches Fahrzeug als Nächstes fällig ist.
Was mache ich, wenn ein Mangel nach der Prüfung behoben wurde?
Vermerken Sie die Beseitigung im selben Protokoll: Datum, was gemacht wurde, wer es gemacht hat, und die Unterschrift der Person, die den reparierten Punkt nachgeprüft hat. Eine Werkstattrechnung allein genügt als Nachweis nicht, weil sie nicht bestätigt, dass der Mangel wirklich behoben ist. Erst mit diesem Vermerk ist der Vorgang vollständig und das Fahrzeug wieder uneingeschränkt freigegeben.